Membuat event bagi sebagian orang memang bukanlah sesuatu yang sulit, oleh karenanya hampir setiap saat bisa kita temukan adanya event.
Mulai event skala kecil seperti di sekolah-sekolah, event komunitas, event keluarga hingga event besar yang membutuhkan biaya dan massa yang cukup besar.
Mengelola acara agar bisa berjalan sukses dan sesuai target yang direncanakan memang bukan perkara mudah.
Butuh berbagai strategi agar evet tersebut bisa berjalan sesuai harapan, event mampu memberi kesan terbaik pada penontonnya, dan menjadi satu acara yang selalu ditunggu.
Bagi pengelola acara seperti event organizer yang berpengalaman mungkin sudah tidak lagi menjadi kendala.
Namun bagi para pemula yang ingin membuat event kreatif memang membutuhkan perjuangan, pengetahuan dan jaringan agar dalam membuat event bisa berjalan dengan sukses.
Baca juga : Bisnis Event Organizer, Meraup Laba Dari Kelola Acara
Untuk membuat event agar dapat berjalan dengan sukses, memang ada beberapa tahapan yang harus dilakukan, diantaranya adalah :
1. Buat Tim Kerja yang solid
Salah satu agenda pertama yang harus dilakukan untuk membuat event yang berkualitas adalah dengan memilih tim kerja yang solid, saling bersinergi dan memiliki kapasitas sesuai dengan bidangnya.
Banyak event berantakan karena buruknya tim pengelola acara.
Baca juga : Steering Committee Dan Organizing Committee Panitia Event, Ini Bedanya
Setelah teamwork sudah ditetapkan, buatlah rencana pembagian tugas secara jelas.
Diskripsikan hak dan tanggung jawab masing-masing orang, kemudian berikan tugas-tugas tersebut sesuai dengan bidang dan keahlian orangnya.
Baca juga : Ingin Membuat Panitia Event? Ini Tugas Dan Tanggung Jawabnya
2. Tentukan Tema Acara Semenarik Mungkin
Setelah tim kerja terbentuk, langkah selanjutnya adalah membuat tema acara semenarik mungkin, unik, dan memiliki visi yang jelas.
Event yang unik biasanya akan lebih mampu menarik perhatian orang lain untuk hadir jika dibandingkan dengan event-event biasa.
Dengan visi yang jelas tentu sebuah event akan memiliki target dan tujuan yang jelas pula.
Dalam menentukan tema sebuah event, sesuaikan jenis event tersebut dengan segmen penonton yang akan dituju.
Segmen penonton ini bisa dibedakan berdasar lokasi atau letak geografis, usia, jenis kelamin, minat, latar belakang ekonomi, pendidikan dan lain sebagainya.
Proses segmentasi ini menjadi penting karena semakin spesifik penonton yang akan menjadi sasaran maka akan semakin mempermudah dalam melakukan promosi dan pengelolaan acara.
Baca juga : Strategi Segmentasi Pasar dan Manfaatnya Bagi Usaha
Kreativitas menjadi modal utama untuk membuat acara yang unik dan menarik, usahakan untuk tidak hanya menjiplak acara-acara yang sudah ada.
Berpikirlah diluar kebiasaan yang ada, cari referensi sebanyak-banyaknya, lalu modifikasi dengan menambahkan ide-ide yang baru.
3. Pilih Waktu dan Tempat Strategis
Waktu dan tempat dalam membuat event menjadi salah satu faktor penting untuk kesuksesan event yang akan diselenggarakan. Jangan sampai event yang dibuat akan berbenturan waktu dan tempat dengan event lain.
Untuk pemilihan waktu, lihatlah kalender event yang biasanya disediakan oleh dinas terkait di kotamu.
Carilah waktu luang yang memiliki jarak cukup jauh dengan event lainya.
Selain dengan melihat kalender event, lakukan juga survey ke lapangan tetang event apa saja yang akan ada di daerah sekitar.
Satu hal yang tidak kalah penting saat memilih waktu adalah masalah cuaca, jika event diselenggarakan saat musim kemarau mungkin tidak terlalu banyak kendala.
Namun jika event tersebut dilaksanakan saat musim hujan, buatlah berbagai alternatif solusi jika terjadi berbagai masalah yang terkait cuaca.
Tempat yang baik untuk menyelenggarakan event pada dasarnya adalah mudah dijangkau oleh para penonton atau peserta, ada angkutan umum sebagai sarana transportasi, dan merupakan tempat strategis.
Untuk mempermudah jangkauan, buatlah peta lokasi dan petunjuk arah.
4. Buatlah Proposal Secepatnya
Proposal merupakan sebuah data tertulis dari semua rencana yang akan dilaksanakan dalam event tersebut.
Didalamnya memuat berbagai penjelasan konsep acara, waktu dan tempat penyelenggaraan, tujuan diselenggarakannya event, sistem pembiayaan, tim kerja, dan lain sebagainya.
Ada banyak manfaat membuat proposal event, selain dapat digunakan sebagai panduan pelaksanaa event proposal juga dapat digunakan untuk mencari berbagai dukungan dari banyak pihak.
Dukungan tersebut bisa dukungan pendanaan dari para sponsor dan donatur, ataupun dukungan materi dan non materi dari siapapun yang memiliki kepentingan terhadap event yang akan diselenggarakan.
Baca juga : Membuat Proposal Kegiatan Untuk Cari Sponsor? Ini Caranya
Untuk dapat menarik perhatian sponsor dibutuhkan keahlian membuat proposal yang menarik dan kreatif.
Selain itu juga dibutuhkan kerja keras untuk memasukkan proposal tersebut ke berbagai lembaga atau perusahaan.
5. Manajerial yang Baik
Manajerial event merupakan satu cara untuk mengelola event agar bisa berjalan dengan lancar.
Jangan sepelekan hal-hal sekecil apapun, sejak dalam perencanaan, pengorganisasian event, pelaksanaan event, pengawasan dan saat evaluasi dilangsungkan.
Lakukan koordinasi antar tim secara intens, setidaknya minimal 2 kali dalam seminggu.
Lihatlah progres dari setiap tim yang telah diberi tanggung jawab.
Jika beberapa tim ada terjadi kendala, bantulah tanpa terlalu memandang batas seksi, ketika anda punya waktu luang, salinglah menawarkan bantuan kepada seksi lain.
7. Lakukan Promosi Sesuai Segmennya
Setelah semua persiapan sudah dilakukan dengan baik, promosikan event dengan berbagai media yang dapat dijangkau oleh target pasarnya, baik melalui promosi online maupun offline.
Memanfaatkan jejaring sosial bisa menjadi pilihan tepat untuk memulai kampanye event.
Dengan desain promosi yang menari lakukan juga di dunia offline dengan mencetak banner, brosur, atau yang lainnya.
Baca juga : Macam-Macam Media Iklan Untuk Promosi
8. The Day and Post Event
Fase The Day adalah waktu dimana event tersebut dilaksanakan.
Biasanya saat event mulai berlangsung suasana menjadi cukup mendebarkan, untuk itu buanglah segala kekhawatiran yang ada dan tetap fokus pada rencana yang telah ditetapkan.
Berfikirlah solutif saat terjadi berbagai kendala, tidak perlu mencari kambing hitam agar event bisa berjalan dengan lancar.
Jika semua perencanaan dan persiapannya sudah dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, bisa dipastikan acara akan berjalan lancar.
Post Event adalah fase terakhir setelah event selesai diselenggarakan.
Lakukan evaluasi untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dari event yang sudah diselenggarakan.
Acara evaluasi ini bisa menjadi acuan untuk acara lainnya yang akan dibuat kedepannya agar lebih baik lagi.
Buatlah laporan pertanggungjawaban (LPJ) secara rinci, mulai dari proses perencanaanya, saat event berlangsung, laporan penggunaan anggaran dan lain sebagainya.
Baca juga : Membuat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Event
Selamat berkarya, semoga sukses…
