Cara Membuat Proposal Kegiatan Untuk Cari Sponsor

Membuat proposal kegiatan merupakan salah satu proses awal yang penting untuk dilakukan ketika akan menyelenggarakan acara atau kegiatan.

Dengan proposal tersebut penyelenggara dapat merencanakan berbagai hal terkait acara secara matang, baik dari konsep acara, penentuan lokasi, estimasi biaya, dan lain sebagainya.

Ada banyak kegunaan dengan membuat proposal kegiatan.

Selain bisa digunakan sebagai landasan berpijak dalam proses pelaksanaan kegiatan, proposal juga bisa dijadikan sebagai acuan bagi banyak pihak yang memiliki kepentingan dalam kegiatan tersebut.

Proposal kegiatan bagi banyak orang bisa dijadikan sebagai sarana untuk memberi informasi secara lengkap terhadap kegiatan yang dilaksanakan.

Dengan informasi yang lengkap inilah secara otomatis akan mampu memberikan kemudahan kepada penyelenggara kegiatan untuk memperoleh dukungan, baik dukungan moral maupun material.

Baca juga : Bisnis Event Organizer, Meraup Laba Dari Kelola Acara

Tak dapat dipungkiri, banyak orang membuat proposal kegiatan memang untuk mencari dukungan, terlebih dukungan material berupa pembiayaan kegiatan.

Untuk itulah dalam membuat proposal haruslah dipikirkan secara matang, realistis, terarah, dan perlu melakukan observasi ke lapangan terlebih dahulu.

Format Proposal Kegiatan

Untuk membuat proposal kegiatan agar bisa berfungsi secara maksimal, selain harus menggunakan tata bahasa yang baik dan mampu menarik perhatian, secara visual proposal juga harus bagus.

Untuk itu jangan enggan melibatkan seorang desainer grafis agar mampu mengemas ide kreatif dalam bentuk proposal yang menarik dan mudah dipelajari oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

Kerangka membuat proposal kegiatan sebagai acuan :

1. Cover Proposal

Dalam membuat proposal kegiatan, satu hal sepele namun sering kali luput dari perhatian adalah dalam membuat cover proposal.

Banyak penyelenggara kegiatan yang sering mengesampingkan halaman depan ini karena dianggap tidak penting, padahal cover proposal perlu dibuat semenarik mungkin karena ia adalah “wajah” dari seluruh isi proposal.

Membuat cover proposal yang bagus bisa menjadi salah satu kunci sukses untuk menarik pihak sponsorship, karena Content is the king, Design is the queen.

Untuk itu buatlah desain cover yang mampu mencuri perhatian, tata letak yang serasi, penggunaan warna yang harmonis, huruf yang menarik.

Desain sederhana namun elagan, itulah yang seringkali mampu mencuri perhatian.

Jangan terlalu banyak memasukkan gambar pada cover proposal, masukkan teks seperlunya saja misalnya judul proposal, tema acara, waktu-tempat penyelenggaraan, dan alamat serta kontak penyelenggara kegiatan.

Baca juga : Contoh Cover Proposal Keren Dan Unik

2. Dasar Pemikiran/Latar Belakang

Setelah cover proposal dibuat dengan menarik, langkah selanjutnya adalah membuat ulasan dasar pemikiran atau latar belakang diselenggarakannya kegiatan tersebut.

Dasar pemikiran berisi tentang berbagai hal yang melatarbelakangi dilaksanakannya kegiatan, hubungan kegiatan yang diselenggarakan dalam kehidupan nyata, solusi yang bisa ditawarkan dengan adanya kegiatan tersebut, dan lain sebagainya.

Dalam membuat proposal kegiatan, uraian dasar pemikiran sebisa mungkin maksimal satu halaman, bahkan beberapa penyelenggara biasanya hanya membatasi 3 (tiga) paragraf saja.

Meskipun hanya berupa uraian singkat namun harus mampu memberi gambaran tentang kegelisahan penyelenggara sehingga dapat muncul kegiatan tersebut.

3. Nama Kegiatan

Membuat nama kegiatan sebisa mungkin menggunakan kalimat yang singkat, padat, jelas, dan mampu menarik perhatian pembaca.

Nama kegiatan ini biasanya sekaligus dijadikan sebagai judul acara maupun judul proposal kegiatan.

Nama kegiatan yang baik akan mampu menimbulkan rasa keingintahuan pembaca.

Satu hal yang tidak kalah penting dalam membuat nama kegiatan adalah kesesuaian nama dengan topik atau pokok permasalahan dalam kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut.

4. Tema Kegiatan

Yang dimaksud tema kegiatan adalah pokok pikiran yang mendasari kegiatan yang akan diselenggarakan. Tema ini yang akan menentukan arah kegiatan atau tujuan dari terselenggaranya kegiatan tersebut.

Membuat tema kegiatan tentu berbeda dengan nama kegiatan. Tema biasanya lebih spesifik dan cukup mampu menjelaskan kemana arah dan tujuan kegiatan tersebut.

Contoh nama kegiatan : “Green Valentine 2016”

Contoh tema kegiatan : “Membangun Cinta Lingkungan dengan Menanam Pohon”

5. Jenis Kegiatan

Jenis kegiatan disini merupakan berbagai rangkaian aktivitas yang akan diselenggarakan dalam kegiatan tersebut.

Aktivitas ini bisa berbagai macam bentuk misalnya acara pentas musik, program workshop, penyuluhan, seminar, diskusi dan lain sebagainya.

Dari semua jenis kegiatan ini ada baiknya dibuat secara terperinci dan jelas.

Misal acara musik, maka perlu disampaikan siapa saja yang akan pentas, siapa bintang tamunya, profil pengisi acara, dan lain-lain.

Jika dalam satu event terdiri dari beberapa kegiatan maka perlu disusun rangkaian kegiatannya secara berurutan dan terperinci agar semua yang berkepentingan dapat memahami semua kegiatan yang akan dilangsungkan.

Apabila jenis kegiatan sangat padat dan banyak, maka detil acara dan jadwal dapat dimasukkan dalam halaman lampiran.

6. Maksud dan Tujuan

Dalam membuat proposal kegiatan, menjabarkan maksud dan tujuan perlu disampaikan secara jelas.

Beritahukan hal positif dari kegiatan yang dilaksanakan, tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut, serta output yang diharapkan dari terselenggaranya acara.

Bagi penyelenggara kegiatan, maksud dan tujuan ini akan berguna sebagai arah kegiatan sehingga tidak lepas kontrol dari target sasaran.

Pada umumnya, dalam membuat proposal kegiatan tujuan dibedakan atas tujuan jangka pendek dan jangka panjang.

Selain berisi tujuan kegiatan, beberapa penyelenggara acara juga akan menyampaikan manfaat dari diselenggarakannya kegiatan tersebut.

Adapun manfaat yang dicapai tersebut dapat dirasakan secara langsung maupun tidak langsung bagi individu, organisasi penyelenggara, maupun bagi masyarakat umum.

7. Sasaran Kegiatan

Sasaran kegiatan merupakan siapa target audience atau target penonton maupun target peserta yang akan dilibatkan secara langsung dalam kegiatan yang akan diselenggarakan.

Adapun jumlah dari target audience ini sangat tergantung dari besar-kecilnya acara yang akan dilangsungkan.

Untuk dapat menentukan sasaran kegiatan secara tepat, dibutuhkan strategi segmentasi pasar secara jelas.

Segmentasi ini adalah proses mengelompokkan calon audience yang heterogen menjadi audience yang homogen.

Pengelompokan bisa berdasarkan usia, letak geografis, minat, tingkah laku dan lain sebagainya.

Misalnya saja sebuah event organizer akan menyelenggarakan acara musik.

Maka perlu disasar penonton yang suka musik, lebih spesifik lagi musik dangdut, musik pop, atau musik metal, target penonton dari wilayah mana saja, usia berapa, dan lain-lain.

baca juga : Strategi Segmentasi Pasar dan Manfaatnya Bagi Usaha

Melakukan segmentasi ini untuk membatasi ruang lingkup peserta kegiatan agar lebih spesifik.

Tujuannya agar ada kesesuaian antara tema yang diangkat dengan target sasarannya, dan juga mempermudah penyelenggara untuk menargetkan sponsor mana saja yang akan dilibatkan dalam acara tersebut.

8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kegiatan

Pemilihan waktu dan tempat diselenggarakannya kegiatan merupakan satu hal penting untuk dipertimbangkan secara matang.

Sebelum memutuskan tentang waktu dan tempat ada baiknya penyelenggara melakukan observasi lapangan.

Cari informasi sebanyak-banyaknya tentang jadwal penyelenggaraan event di mana kegiatan akan diselenggarakan.

Pilih waktu dan tempat yang tepat sehingga sesuai dengan target penonton maupun target sponsor.

Pemilihan waktu dan tempat secara tepat merupakan faktor penting untuk keberhasilan kegiatan, sekali salah perhitungan dalam menentukan waktu atau tempat, maka bisa saja kegiatan akan mengalami kerugian.

9. Penyelenggara Kegiatan

Untuk bisa meyakinkan pihak sponsorship, buatlah profil singkat penyelenggara kegiatan, cantumkan prestasi yang pernah dicapai, legalitas organisasi atau lembaga penyelenggara, dan juga struktur kepanitiaan yang seperti Streering Commite, Pelindung Kegiatan, Ketua panitia, dan lain sebagainya.

Jika struktur kepanitiaan dalam jumlah besar maka bisa dicantumkan dalam halaman lampiran.

Bagi pihak sponsorship, biasanya akan lebih percaya pada penyelenggara yang memiliki badan hukum yang jelas.

Badan hukum ini bisa dalam bentuk Yayasan, Lembaga, Institusi, maupun Badan Usaha seperti Persekutuan Komanditer (CV) ataupun Perseroan Terbatas (PT) yang memiliki bidang pekerjaan sebagai penyelenggara kegiatan.

Baca juga :

• Ini Dia, Aneka Bentuk Badan Usaha yang Bisa Anda Pilih
• Ingin Membuat Panitia Event? Ini Tugas Dan Tanggung Jawabnya

10. Rencana Anggaran

Untuk membuat proposal kegiatan yang baik, salah satu faktor yang tidak kalah penting adalah dalam membuat rencana anggaran yang baik.

Rencana anggaran kegiatan yang baik yaitu dengan mencantumkan rincian biaya penyelenggaraan kegiatan yang diperhitungkan secara logis dan realistis, baik itu pemasukan maupun pengeluarannya.

Secara garis besar rincian biaya ini terdiri dari beberapa bagian, yakni biaya kesekretariatan, biaya promosi, biaya peralatan, biaya operasional, biaya pelaksanaan, sewa tempat, akomodasi, konsumsi, transportasi, dan lain sebaginya.

Pos-pos pembiayaan dan besarnya biaya yang dibutuhkan juga sangat tergantung dari jenis kegiatan yang akan diselenggarakan.

Pada rencana anggaran ini, cukup dijelaskan besarnya jumlah total pemasukan dan pengeluaran yang diperkirakan oleh panitia penyelenggara, sedangkan untuk detil rinciannya bisa dibuat dalam halaman lampiran.

Baca juga : Membuat Rencana Anggaran Biaya Event, Ini Caranya

11. Paket Sponsor

Halaman paket sponsor dibuat untuk memberikan berbagai alternatif pilihan kepada pihak sponsor dalam melakukan kerjasama.

Beberapa alternatif pilihan yang umum digunakan sebagai tawaran bagi pihak sponsor misalnya paket sponsor tunggal, sponsor utama, sponsor pendukung dan Co-Partnership.

Dari masing-masing paket sponsor biasanya memiliki hak dan kewajiban yang berbeda.

Untuk sponsor tunggal biasanya harus bersedia membiayai seluruh anggaran biaya kegiatan yang dibutuhkan, untuk sponsor utama menyediakan 75% anggaran biaya kegiatan.

Bagi sponsor pendukung menyediakan 25% anggaran biaya.

Co-Partnership biasanya lebih pada jalinan kerjasama seperti halnya barter produk, barter promo, pemberian produk perusahaan, atau yang lainnya yang sifatnya negotiable.

12. Penutup Proposal

Setelah semua poin-poin penting diatas sudah tersusun dengan baik, maka buatlah halaman penutup proposal yang berisi harapan, dukungan dan keyakinan penyelenggara. Bahwa kegiatan yang akan dilaksanakan sangat bermanfaat dan akan berhasil.

Selain itu jangan lupa untuk mencantumkan ucapan terima kasih kepada pembaca proposal.

Untuk meyakinkan pihak sponsorship, bubuhkan lembar pengesahan yang ditandatangani oleh ketua penyelenggara, institusi atau lembaga penanggung jawab acara, dan pihak terkait lainnya.

Untuk memperkuat legalitas acara maka juga dibutuhkan stempel atau cap yang dibubuhkan diatas tanda tangan. Baca juga : Stempel, Aneka Bentuk dan Kegunaannya dalam Usaha

13. Lampiran-lampiran

Halaman lampiran-lampiran ini berisi berbagai macam data yang dibutuhkan untuk memperkuat proposal kegiatan.

Lampiran ini bisa berupa rincian detil anggaran, struktur panitia, peta lokasi, denah tempat, foto-foto kegiatan yang telah dilangsungkan, dan lain sebagainya.

***

Tips Mencari Sponsor Kegiatan

Mencari sponsor hingga saat ini telah menjadi satu cara yang banyak dilakukan oleh penyelenggara event untuk mensukseskan acaranya.

Peran sponsor dibutuhkan karena event selalu membutuhkan berbagai sarana-prasarana dan biaya agar acara dapat berjalan dengan lancar.

Apalagi jika penyelenggara acara minim dana, maka sponsor bisa menjadi solusi untuk bisa menggalang dana.

Tak dapat dipungkiri, bisa mendapatkan dana segar merupakan satu hal yang sangat diharapkan oleh banyak penyelenggara acara.

Meski demikian, pada kenyataanya sering kali tidak semua sponsor bersedia menyediakan fresh money untuk membiayai acara.

Untuk bisa mendapatkan sponsor yang sesuai harapan memang bukan perkara mudah.

Perlu perencanaan matang dan strategi jitu untuk bisa mendapatkan sponsor yang sesuai dengan keinginan.

Berikut ini kami sajikan langkah-langkah dalam mencari sponsor kegiatan :

1. Buat konsep event yang menarik sebelum mencari sponsor

Mencari sponsor, donatur, ataupun pihak lain yang mau diajak bekerja sama untuk mensukseskan sebuah event memang harus dipersiapkan secara matang.

Satu hal yang terpenting disini adalah dengan mematangkan konsep acara terlebih dahulu.

Buatlah konsep acara yang unik, mampu menarik perhatian calon audience, diperkirakan bisa mendatangkan banyak orang, bahkan yang mampu menjadi media darling. 

Dengan membuat konsep acara yang dapat dikemas dengan menarik maka sedikit banyak juga akan mampu menarik sponsor untuk mau terlibat mendukung acara yang akan diselenggarakan.

Kreativitas menjadi salah satu faktor penting untuk bisa menciptakan event yang menarik.

Beberapa strategi untuk membuat acara agar lebih menarik misalnya dengan mengundang bintang tamu atau nara sumber yang terkenal.

Biar menarik juga, buat tujuan acara yang mampu menggugah kesadaran masyarakat, menggunakan tempat-tempat yang tidak biasa, atau dengan pengemasan acara yang unik dengan menghadirkan ciri khas tertentu.

Baca juga : Bisnis Event Organizer, Meraup Laba Dari Kelola Acara)

2. Buat daftar perusahaan atau sponsor potensial

Mencari sponsor sebenarnya sama halnya dengan mencari perusahaan-perusahaan yang memiliki kepentingan yang sama dengan acara yang akan diselenggarakan.

Meski ada beberapa perusahaan yang terkadang memiliki kepentingan yang berbeda, namun akan selalu ada “benang merah” yang bisa diambil keuntungannya oleh kedua belah pihak dalam satu event yang diselenggarakan.

Jika antara panitia penyelenggara dan perusahaan memiliki kepentingan yang sama, kemungkinan besar perusahaan tersebut bisa dijadikan sebagai target utama sponsor.

Misalnya saja penyelenggaraan event festival kuliner, maka bisa menggandeng sponsor perusahaan kecap, perusahaan terigu, perusahaan peralatan masak, dan lain sebagainya.

Perusahaan-perusahaan tersebut memiliki korelasi yang sama dengan event yang diselenggarakan.

Bagaimana jika perusahaan-perusahaan yang ada di daerahmu tidak sesuai dengan event yang akan diselenggarakan?

Semua masih bisa diajak kerja sama asalkan ada sisi-sisi yang menguntungkan bagi pihak perusahaan.

Misalnya saja acara festival kuliner yang menggandeng sponsor provider seluler, kendaraan bermotor, bank, atau yang lainnya.

Selama pihak perusahaan tersebut mendapatkan keuntungan dari rangkaian acara, maka tidak menutup kemungkinan mereka akan mau mendukung.

Untuk dapat bekerja secara efektif dalam mencari sponsor, buatlah daftar sponsor potensial beserta alamat kontaknya yang bisa dihubungi.

Perusahaan-perusahaan yang masuk dafter sponsor potensial tersebut adalah

(1) mereka yang memiliki korelasi dengan event yang akan diselenggarakan,

(2) perusahaan yang pernah mensponsori acara serupa dengan acara Anda,

(3) perusahaan yang pernah mensponsori event Anda, dan

(4) perusahaan yang memiliki hubungan personal dengan Anda.

3. Membuat surat penawaran yang kuat

Salah satu “senjata” yang perlu dipersiapkan dalam mencari sponsor adalah surat penawaran sponsorship yang kuat beserta proposalnya.

Dengan kedua alat ini maka pihak perusahaan akan mengetahui semua tentang event yang akan diselenggarakan dan juga berbagai keuntungan yang akan mereka peroleh jika bersedia menjadi salah satu sponsor.

Surat penawaran adalah ujung tombak yang harus dibuat sebaik mungkin.

Dengan surat penawaran sponsorship ini panitia penyelenggara harus bisa mengungkapkan maksud dan tujuannya secara jelas, bisa merayu calon sponsor dengan baik, dan memberi gambaran keuntungan yang akan diperoleh perusahaan.

Surat penawaran yang baik selain bisa dijadikan sebagai media memperkenalkan diri penyelenggara, surat tersebut juga harus bisa menyampaikan misi acara dan menjadi semacam ringkasan eksekutif dalam proposal.

Meski hanya terdiri dari 250-300 kata, namun pembaca sudah bisa memahami semua maksud dan tujuannya.

Oleh karena itu terkadang dibutuhkan orang-orang khusus untuk membuat surat penawaran yang baik dan bisa merayu pembacanya.

4. Membuat proposal yang menarik

Selain harus membuat surat penawaran yang bagus, proposal juga menjadi salah satu alat ampuh untuk mencari sponsor dalam event yang akan diselenggarakan.

Untuk itu buatlah proposal yang menarik dan mampu mencuri perhatian calon sponsor.

Proposal event yang baik biasanya sederhana, singkat, padat, jelas, dan tidak terlalu banyak halaman.

Gunakan kalimat yang tidak bertele-tele namun mampu menjelaskan detil acara dan kontraprestasi apa yang akan mereka dapatkan jika perusahaan memberikan dana.

Content is The King, Design is The Queen, itulah gambaran nyata proposal yang baik.

Selain isi proposal yang berbobot juga harus dipertimbangkan desain proposal agar lebih menarik.

Setelah proposal sudah jadi dibuat, segera ajukan surat penawaran dan proposal tersebut kepada perusahaan-perusahaan yang telah masuk dalam target sponsor.

5. Follow Up !

follow up..follow up…follow up..!

Itulah yang harus dilakukan setelah proposal disebar ke berbagai perusahaan.

Jangan pernah menunggu terlalu lama dan berharap perusahaan yang akan menghubungi, karena sangat kecil kemungkinannya.

Hal ini mengingat, mungkin saja dalam perusahaan tersebut ada puluhan bahkan ratusan proposal yang masuk.

Mem-follow up proposal memang harus sedikit agresif, karena perusahaan tidak hanya mengurusi proposal dan penawaran event saja.

Bahkan terkadang perusahaan juga ada yang lupa menghubungi, atau malah proposal hanya terdiam di meja resepsionis.

Sebagai “pemburu” dana sponsor, usahakan untuk bisa mendapatkan kontak perusahaan, rajin menanyakan kejelasan proposal dengan bahasa yang sopan dan ramah.

6. Lakukan presentasi dengan percaya diri

Setelah proposal event ditindak-lanjuti, pastinya ada yang diterima dan ada yang ditolak.

Bagi sebagian event organizer baru, proposal bisa goal 25% dari jumlah yang masuk itu sudah bagus.

Lupakan yang di tolak, anggap saja itu sebagai ajang promosi event.

Lanjutkan rencana berikutnya dengan mempersiapkan presentasi pada perusahaan yang memiliki respon positif untuk menjadi sponsor, itupun jika diminta presentasi.

Bagi perusahaan besar yang siap menggelontorkan dana besar, biasanya mereka akan meminta pihak penyelenggara untuk mempresentasikan ulang tentang event yang akan dilangsungkan.

Usahakan jauh hari sebelum presentasi sudah membuat media presentasi yang menarik.

Misalnya media presentasi menggunakan slideshow yang didesain sedemikian rupa agar lebih menarik. Kuasai materi event dengan baik, bila perlu, lakukan simulasi presentasi dihadapan panitia lainnya.

7. Lakukan negosiasi & kontrak

Dalam mencari sponsor, sering kali semua yang ditawarkan pihak penyelenggara melaui proposal tidak sepenuhnya akan disetujui oleh perusahaan.

Perusahaan akan melakukan penawaran, biasanya mereka akan mengajukan berbagai syarat untuk menerima feedback lebih besar atau memberi nilai sponsorship lebih kecil.

Lakukan negosiasi dengan baik sehingga bisa menguntungkan kedua belah pihak.

Apabila pihak sponsor sudah bersedia mendukung acara yang akan diselenggarakan, segeralah membahas detail kesepakatan kerjasama.

Buat surat kontrak rangkap dua yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.

8. Disiplin !

Mendapatkan sponsor untuk membiayai event merupakan satu prestasi yang patut dibanggakan.

Meski demikian proses ini belumlah selesai sebelum event bisa terlaksana dengan baik. Ibaratnya kita sudah punya janji, jika janji belum dipenuhi maka akan menjadi hutang.

Untuk membayar “hutang-hutang” pada pihak sponsorship, lakukan semua kesepakatan yang telah ditandatangani dalam kontrak.

Untuk bisa menjaga kredibilitas panitia penyelenggara dihadapan perusahaan, berikan layanan yang lebih dari apa yang ada pada kontrak kesepakatan. Istilah “Under Promise, Over Delivery” bisa menjadi senjata ampuh untuk menjalin kerjasama jangka panjang dengan perusahaan.

9. Buat laporan pertanggungjawaban

Mempersiapkan laporan pertanggungjawaban serta membuat surat ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung suksesnya acara bisa menjadi satu langkah maju.

Rawat baik-baik hubungan yang telah terjalin dengan pihak sponsor.

Keberlanjutan hubungan ini akan mempermudah bagi panitia penyelenggara untuk mendapatkan dukungan dalam mencari sponsor jika kelak akan menyelenggarakan event lagi.

Membuat proposal kegiatan memang penting untuk dilakukan guna suksesnya acara.

Proposal ini dibutuhkan meskipun kegiatan yang diselenggarakan hanya skala kecil seperti acara 17 agustus, kegiatan pensi di sekolah, kegiatan lomba tingkat kelurahan, hingga event-event besar seperti konser musik ataupun festival seni budaya.

Baca juga : Lomba 17 Agustus Agar Sukses, Ini Tipsnya

Selamat Berkarya..!