Membuat Rencana Anggaran Biaya Event, Ini Caranya

Membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) event menjadi satu hal penting dilakukan. Dalam pengelolaan event, dana adalah amunisi utama yang harus dipersiapkan secara matang.

Dengan membuat RAB, penyelenggara dapat mengetahui seberapa banyak dana yang dibutuhkan untuk mensukseskan jalannya event.

Cara yang paling umum dilakukan oleh penyelenggara event dalam membuat rencana anggaran adalah dengan berpedoman pada tujuan event yang diselenggarakan.

Tujuan event ini bisa dibedakan berdasarkan jenis kegiatannya (misalkan untuk event amal atau untuk komersil) dan berdasar besar-kecilnya event.

Semakin besar skala event yang akan dibuat, maka semakin kompleks dalam membuat rencana anggaran.

Dalam membuat rencana anggara event, panitia penyelenggara seharusnya sudah melakukan pengecekan terhadap semua harga terkini dari setiap komponen.

Apabila event tersebut akan dilangsungkan beberapa bulan kedepan atau bahkan tahun depan, maka perlu dipikirkan biaya tambahan jika terjadi kenaikan harga pada setiap barang yang akan dibelanjakan.

Penyusunan Rencana Aanggaran Biaya menjadi salah satu hal yang penting dalam perencanaan sebuah event.

Kesalahan dalam penyusunan anggaran dapat berakibat pada kerugian pada jalannya acara.

Bisa jadi dari perencanaan yang tidak matang tersebut berakibat kurangnya biaya pada event, alhasil panitia penyelenggara harus “nombok” untuk menutup semua kekurangannya.

Membuat rencana anggaran memiliki banyak fungsi, selain dapat mengetahui seberapa banyak biaya yang kita perlukan, hal ini juga dapat digunakan sebagai acuan dalam mengontrol aliran kas yang keluar untuk pembiayaan event.

Berikut ini tips membuat rencana anggaran yang baik :

1. Buatlah Break-down acara secara detil.

Hal ini berfungsi untuk mengetahui secara rinci berbagai kebutuhan event, mempermudah penetapan harga tiap komponen barang, dan mempermudah dalam memberikan tanggung jawab pada tiap divisi panitia.

2. Lakukan Survey harga.

Melakukan survey harga merupakan satu hal yang tidak boleh dilewatkan untuk mengetahui secara pasti semua harga kebutuhan event.

Jangan sepelekan hal-hal kecil yang sering kali luput dari perhatian.

Pastikan harga yang didapat adalah harga pasti di pasaran dan bukan hasil dari perkiraan saja.

Untuk efisiensi, pilihlah supplier atau vendor yang bisa memberikan harga paling rendah namun mampu memberi kualitas terbaik.

3. Survey biaya keamanan dan perijinan event.

Perijinan menjadi satu hal yang tidak kalah penting untuk dilakukan saat menyelenggarakan event.

Untuk itu lakukan survey prosedur perijinan beserta biaya keamanan yang dibutuhkan dalam event tersebut.

Event yang diselenggarakan untuk skala lokal biasanya akan memiliki prosedur yang berbeda jika dibanding dengan event skala nasional.

Begitu juga dengan biaya keamanannya.

Tingkat perijinan keamanan untuk event yang memobilisasi massa tinggi biasanya memiliki prosedur dan biaya yang berbeda jika dibandingkan dengan event lokal.

Setiap daerah biasanya memiliki kebijakannya masing-masing.

4. Survey biaya Publikasi dan perijinannya.

Media publikasi merupakan sarana untuk menginformasikan event kepada publik yang lebih luas.

Biasanya untuk perijinan publikasi seperti spanduk, baliho, poster maupun media luar lainnya dapat diurus di pemerintah kota/pemerintah kabupaten di tiap daerah.

Mintalah daftar biaya pajak masing-masing titik dengan detail, setiap tempat biasanya akan memiliki harga yang berbeda-beda.

Dalam membuat rencana anggaran publikasi, daftar biaya pajak bisa dicantumkan secara detail, ditambah biaya produksi, dan biaya pemasangan.

5. Survey pajak hiburan dan prosedurnya.

Secara umum pajak hiburan adalah 10% dan dapat dibayarkan ke Dispenda.

Angka ini bisa dijadikan sebagai patokan berapa pengeluaran pajak yang harus kita bayarkan.

6. Buatlah RAB cadangan.

Harapan dalam membuat event terkadang tidaklah sesuai dengan kenyataan yang ada. Untuk itu buatlah rencana antisipasi dengan membuat beberapa RAB cadangan.

Meskipun terlihat sepele, hal ini akan berguna pada saat pendapatan event di luar ekspektasi, misalnya banyak sponsor yang tidak goal, minimnya donasi, penjualan tiket tidak sesuai target, dan lain-lain.