Dalam sebuah event, mendapatkan sponsor hingga saat ini telah menjadi satu cara yang banyak dilakukan oleh penyelenggara untuk mensukseskan acaranya.
Peran sponsor dibutuhkan karena event selalu membutuhkan berbagai sarana-prasarana dan biaya agar acara dapat berjalan dengan lancar.
Apalagi jika penyelenggara acara minim dana, maka sponsor bisa menjadi solusi untuk bisa menggalang dana.
Tak dapat dipungkiri, bisa mendapatkan dana segar merupakan satu hal yang sangat diharapkan oleh banyak penyelenggara acara.
Meski demikian, pada kenyataanya sering kali tidak semua sponsor bersedia menyediakan fresh money untuk membiayai acara.
Untuk bisa mendapatkan sponsor yang sesuai harapan memang bukan perkara mudah.
Perlu perencanaan matang dan strategi jitu untuk bisa mendapatkan sponsor yang sesuai dengan keinginan.
Berikut ini kami sajikan langkah-langkah dalam mencari sponsor kegiatan :
1. Buat konsep event yang menarik
Mencari sponsor, donatur, ataupun pihak lain yang mau diajak bekerja sama untuk mensukseskan sebuah event memang harus dipersiapkan secara matang.
Satu hal yang terpenting disini adalah dengan mematangkan konsep acara terlebih dahulu.
Buatlah konsep acara yang unik, mampu menarik perhatian calon audience, diperkirakan bisa mendatangkan banyak orang, bahkan yang mampu menjadi media darling.
Dengan membuat konsep acara yang dapat dikemas dengan menarik maka sedikit banyak juga akan mampu menarik sponsor untuk mau terlibat mendukung acara yang akan diselenggarakan.
Kreativitas menjadi salah satu faktor penting untuk bisa menciptakan event yang menarik.
Beberapa strategi untuk membuat acara agar lebih menarik misalnya dengan mengundang bintang tamu atau nara sumber yang terkenal.
Biar menarik juga, buat tujuan acara yang mampu menggugah kesadaran masyarakat, menggunakan tempat-tempat yang tidak biasa, atau dengan pengemasan acara yang unik dengan menghadirkan ciri khas tertentu.
Baca juga : Bisnis Event Organizer, Meraup Laba Dari Kelola Acara)
2. Buat daftar sponsor potensial
Mencari sponsor sebenarnya sama halnya dengan mencari perusahaan-perusahaan yang memiliki kepentingan yang sama dengan acara yang akan diselenggarakan.
Meski ada beberapa perusahaan yang terkadang memiliki kepentingan yang berbeda, namun akan selalu ada “benang merah” yang bisa diambil keuntungannya oleh kedua belah pihak dalam satu event yang diselenggarakan.
Jika antara panitia penyelenggara dan perusahaan memiliki kepentingan yang sama, kemungkinan besar perusahaan tersebut bisa dijadikan sebagai target utama sponsor.
Misalnya saja penyelenggaraan event festival kuliner, maka bisa menggandeng sponsor perusahaan kecap, perusahaan terigu, perusahaan peralatan masak, dan lain sebagainya.
Perusahaan-perusahaan tersebut memiliki korelasi yang sama dengan event yang diselenggarakan.
Bagaimana jika perusahaan-perusahaan yang ada di daerahmu tidak sesuai dengan event yang akan diselenggarakan?
Semua masih bisa diajak kerja sama asalkan ada sisi-sisi yang menguntungkan bagi pihak perusahaan.
Misalnya saja acara festival kuliner yang menggandeng sponsor provider seluler, kendaraan bermotor, bank, atau yang lainnya.
Selama pihak perusahaan tersebut mendapatkan keuntungan dari rangkaian acara, maka tidak menutup kemungkinan mereka akan mau mendukung.
Untuk dapat bekerja secara efektif dalam mencari sponsor, buatlah daftar sponsor potensial beserta alamat kontaknya yang bisa dihubungi.
Perusahaan-perusahaan yang masuk dafter sponsor potensial tersebut adalah
(1) mereka yang memiliki korelasi dengan event yang akan diselenggarakan,
(2) perusahaan yang pernah mensponsori acara serupa dengan acara Anda,
(3) perusahaan yang pernah mensponsori event Anda, dan
(4) perusahaan yang memiliki hubungan personal dengan Anda.
3. Membuat surat penawaran yang kuat
Salah satu “senjata” yang perlu dipersiapkan dalam mencari sponsor adalah surat penawaran sponsorship yang kuat beserta proposalnya.
Dengan kedua alat ini maka pihak perusahaan akan mengetahui semua tentang event yang akan diselenggarakan dan juga berbagai keuntungan yang akan mereka peroleh jika bersedia menjadi salah satu sponsor.
Surat penawaran adalah ujung tombak yang harus dibuat sebaik mungkin.
Dengan surat penawaran sponsorship ini panitia penyelenggara harus bisa mengungkapkan maksud dan tujuannya secara jelas, bisa merayu calon sponsor dengan baik, dan memberi gambaran keuntungan yang akan diperoleh perusahaan.
Surat penawaran yang baik selain bisa dijadikan sebagai media memperkenalkan diri penyelenggara, surat tersebut juga harus bisa menyampaikan misi acara dan menjadi semacam ringkasan eksekutif dalam proposal.
Meski hanya terdiri dari 250-300 kata, namun pembaca sudah bisa memahami semua maksud dan tujuannya.
Oleh karena itu terkadang dibutuhkan orang-orang khusus untuk membuat surat penawaran yang baik dan bisa merayu pembacanya.
4. Membuat proposal yang menarik
Selain harus membuat surat penawaran yang bagus, proposal juga menjadi salah satu alat ampuh untuk mencari sponsor dalam event yang akan diselenggarakan.
Untuk itu buatlah proposal yang menarik dan mampu mencuri perhatian calon sponsor.
Proposal event yang baik biasanya sederhana, singkat, padat, jelas, dan tidak terlalu banyak halaman.
Gunakan kalimat yang tidak bertele-tele namun mampu menjelaskan detil acara dan kontraprestasi apa yang akan mereka dapatkan jika perusahaan memberikan dana.
Content is The King, Design is The Queen, itulah gambaran nyata proposal yang baik.
Selain isi proposal yang berbobot juga harus dipertimbangkan desain proposal agar lebih menarik.
Setelah proposal sudah jadi dibuat, segera ajukan surat penawaran dan proposal tersebut kepada perusahaan-perusahaan yang telah masuk dalam target sponsor.
Baca juga : Cara Membuat Proposal Kegiatan Untuk Cari Sponsor
5. Follow Up !
follow up..follow up…follow up..!
Itulah yang harus dilakukan setelah proposal disebar ke berbagai perusahaan.
Jangan pernah menunggu terlalu lama dan berharap perusahaan yang akan menghubungi, karena sangat kecil kemungkinannya.
Hal ini mengingat, mungkin saja dalam perusahaan tersebut ada puluhan bahkan ratusan proposal yang masuk.
Mem-follow up proposal memang harus sedikit agresif, karena perusahaan tidak hanya mengurusi proposal dan penawaran event saja.
Bahkan terkadang perusahaan juga ada yang lupa menghubungi, atau malah proposal hanya terdiam di meja resepsionis.
Sebagai “pemburu” dana sponsor, usahakan untuk bisa mendapatkan kontak perusahaan, rajin menanyakan kejelasan proposal dengan bahasa yang sopan dan ramah.
6. Presentasi dengan percaya diri
Setelah proposal event ditindak-lanjuti, pastinya ada yang diterima dan ada yang ditolak.
Bagi sebagian event organizer baru, proposal bisa goal 25% dari jumlah yang masuk itu sudah bagus.
Lupakan yang di tolak, anggap saja itu sebagai ajang promosi event.
Lanjutkan rencana berikutnya dengan mempersiapkan presentasi pada perusahaan yang memiliki respon positif untuk menjadi sponsor, itupun jika diminta presentasi.
Bagi perusahaan besar yang siap menggelontorkan dana besar, biasanya mereka akan meminta pihak penyelenggara untuk mempresentasikan ulang tentang event yang akan dilangsungkan.
Usahakan jauh hari sebelum presentasi sudah membuat media presentasi yang menarik.
Misalnya media presentasi menggunakan slideshow yang didesain sedemikian rupa agar lebih menarik. Kuasai materi event dengan baik, bila perlu, lakukan simulasi presentasi dihadapan panitia lainnya.
7. Negosiasi & kontrak
Sukses mencari sponsor dengan tanda tangan kontrak kerja sama/CC/Jarmoluk
Dalam mencari sponsor, sering kali semua yang ditawarkan pihak penyelenggara melaui proposal tidak sepenuhnya akan disetujui oleh perusahaan.
Perusahaan akan melakukan penawaran, biasanya mereka akan mengajukan berbagai syarat untuk menerima feedback lebih besar atau memberi nilai sponsorship lebih kecil.
Lakukan negosiasi dengan baik sehingga bisa menguntungkan kedua belah pihak.
Apabila pihak sponsor sudah bersedia mendukung acara yang akan diselenggarakan, segeralah membahas detail kesepakatan kerjasama.
Buat surat kontrak rangkap dua yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.
8. Disiplin !
Mendapatkan sponsor untuk membiayai event merupakan satu prestasi yang patut dibanggakan.
Meski demikian proses ini belumlah selesai sebelum event bisa terlaksana dengan baik. Ibaratnya kita sudah punya janji, jika janji belum dipenuhi maka akan menjadi hutang.
Untuk membayar “hutang-hutang” pada pihak sponsorship, lakukan semua kesepakatan yang telah ditandatangani dalam kontrak.
Untuk bisa menjaga kredibilitas panitia penyelenggara dihadapan perusahaan, berikan layanan yang lebih dari apa yang ada pada kontrak kesepakatan.
Istilah “Under Promise, Over Delivery” bisa menjadi senjata ampuh untuk menjalin kerjasama jangka panjang dengan perusahaan.
9. Laporan pertanggungjawaban
Mempersiapkan laporan pertanggungjawaban serta membuat surat ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung suksesnya acara bisa menjadi satu langkah maju.
Rawat baik-baik hubungan yang telah terjalin dengan pihak sponsor.
Keberlanjutan hubungan ini akan mempermudah bagi panitia penyelenggara untuk mendapatkan dukungan dalam mencari sponsor jika kelak akan menyelenggarakan event lagi.
Membuat proposal kegiatan memang penting untuk dilakukan guna suksesnya acara.
Baca juga : Cara Membuat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Event
Proposal ini dibutuhkan meskipun kegiatan yang diselenggarakan hanya skala kecil seperti acara 17 agustus, kegiatan pensi di sekolah, kegiatan lomba tingkat kelurahan, hingga event-event besar seperti konser musik ataupun festival seni budaya.
Baca juga : Lomba 17 Agustus Agar Sukses, Ini Tipsnya
Selamat Berkarya..!
Warning: Attempt to read property "term_id" on bool in /home/tumz2839/public_html/wp-content/themes/flex-mag/functions.php on line 999
