Memiliki kantor luas dengan pembagian area yang ideal untuk bekerja memang menjadi harapan banyak pengusaha.
Dengan memiliki kantor yang ideal maka proses kerja bisa lebih lancar karena berbagai sarana-prasarana telah tersedia dengan lengkap.
Untuk bisa memiliki kantor yang luas dan ideal memang akan membutuhkan biaya yang tidak sedikit.
Meski demikian, dengan memanfaatkan kantor yang telah ada-pun juga bisa ditata sedemikian rupa sehingga sirkulasi kerja bisa berjalan lebih baik.
baca juga : Tips Kantor Yang Baik Dan Nyaman Untuk Bekerja
Secara umum dalam menata ruang kantor ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.
Ada beberapa area harus diperhatikan dalam merencanakan layout perkantoran.
Jika mengutip dari pendapat Sukoco, Badir Munir (2007 : 1992 ), pembagian area kantor dapat dilakukan dengan cara ditata berdasarkan fungsinya yakni :
1. Reception area.
Ruang resepsionis kantor bisa dikatakan sebagai salah satu area yang mewakili wajah dari perusahaan.
Area ini memiliki pengaruh besar dalam memunculkan kesan pertama dari pengunjung terhadap perusahaan. Kesan pertama inilah yang akan berdampak besar pada citra perusahaan.
Apabila kesan pertama baik maka secara tidak langsung akan meningkatkan citra perusahaan di mata masyarakat.
Dalam pembagian area kantor perusahaan, biasanya ruang resepsionis berada paling depan diantara area perusahaan lainnya.
Keberadaannya yang didepan, area resepsionis bisa diibaratkan sebagai ruang ujung tombak perusahaan.
Maka tak heran apabila di area resepsionis ini dibuat desain yang bagus, karyawan yang berpenampilan menarik, juga terpampang logo dan nama perusahaan.
Ruang resepsionis yang representatif biasanya juga didukung dengan ruang lobby atau ruang tunggu dengan desain yang tidak kalah nyaman.
Bagi perusahaan yang cukup besar di area ini juga diberi berbagai fasilitas misalnya mesin antrian, televisi, jaringan internet gratis, minuman dan lain sebagainya.
Area resepsionis yang ditata dengan bagus sedikit banyak akan mempengaruhi kinerja seluruh karyawan didalam kantor.
Sebagai pegawai internal perusahaan mereka akan merasa nyaman dalam bekerja dan memiliki rasa bangga terhadap perusahaan dimana ia bekerja.
Selain bagi karyawan, pengunjung-pun tentu akan lebih nyaman dan lebih percaya terhadap layanan perusahaan.
baca juga : Fungsi Kantor Dalam Membanguan Usaha
2. Ruang Konferensi.
Ruang konferensi atau yang sering dikenal dengan ruang rapat perusahaan merupakan salah satu area yang khusus diselenggarakan untuk rapat perusahaan.
Tempat ini juga biasa digunakan untuk berbagai acara presentasi kepada rekan bisnis, klien, maupun pada karyawan internal perusahaan.
Ruang ini biasanya memiliki area yang cukup luas dengan penataan meja dan kursi saling berhadapan, atau membentuk lingkaran.
Bagi banyak perusahaan, ruang ini juga dilengkapi dengan sarana presentasi, mulai dari whiteboard, LCD proyektor, bahkan beberapa perusahaan besar melengkapinya dengan video converence.
Perusahaan yang memiliki jumlah tim yang banyak, ruang ini sangat dibutuhkan sebagai area diskusi atau rapat untuk membahas berbagai permasalahan tentang perusahaan.
Bagi perusahaan yang memiliki sedikit ruang, biasanya ruang konferensi ini juga bisa dimanfaatkan untuk kantor terbuka yang sifatnya temporer.
baca juga : 4 Macam Tata Ruang Kantor Usaha
3. Ruang Komputer
Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan komputer dalam perusahaan adalah sebuah keniscayaan.
Hampir semua kantor untuk saat ini memang membutuhkan komputer untuk berbagai keperluan.
Mulai dari kebutuhan surat-menyurat, membuat proposal penawaran, menyimpan data perusahaan, berkomunikasi lewat internet, promosi dan lain sebagainya.
Sebagai salah satu kebutuhan yang bisa dibilang wajib, komputer yang biasa digunakan dalam durasi yang cukup lama membutuhkan ruangan khusus.
Pertimbangannya agar semua peralatan berbasis komputer ini dapat bekerja dengan lancar tanpa kendala.
Kebersihan, keamana, kenyamanan dan perawatan ruang komputer ini harus selalu diperhatikan secara cermat, karena didalamnya terdapat data-data penting perusahaan.
Baca juga : Tips Memilih Peralatan dan Perlengkapan Kantor
4. Ruang persuratan.
Ruang persuratan merupakan salah satu area perusahaan yang digunakan sebagai pusat komunikasi, terutama bagi perusahaan yang masih menggunakan dokumen dalam bentuk kertas.
Bagi banyak perusahaan, pada saat pembagian area ruangan ini biasanya ditempatkan berdekatan dengan ruangan resepsionis dan pusat kantor.
Di ruang persuratan ini pada umumnya terdiri dari 3 area, yaitu :
- Area penerimaan, dimana surat akan diterima, dicatat, dan diteruskan pada area seleksi;
- Area seleksi, di mana surat diilih dan siap untuk didistribusikan kepada pihak yang dituju;
- Area surat keluar, di mana surat keluar biasanya di stempel, diberi nomor, dan sebagainya sebelum dikirim ke pihak luar.
4. Ruang penggandaan.
Ruang penggandaan merupakan area yang didalamnya terdapat layanan fotokopi dan printer berkecepatan tinggi yang dibutuhkan perusahaan.
Dalam pembagian area, ruangan ini biasanya berada di tempat yang bisa diakses oleh mayoritas pengguna layanan penggandaan.
Ruang penggandaan biasanya hanya dimiliki oleh perusahaan yang cukup besar, bagi perusahaan yang masih dalam rintisan maupun usaha kecil biasanya penggandaan dilakukan diluar seperti di toko fotokopi, dan lain-lain.
baca juga : Kantor – Kantor Unik dan Keren di Dunia
5. Area pusat penyimpanan.
Dalam pembagian area kantor perusahaan, ruang yang difungsikan sebagai pusat penyimpanan haruslah memiliki tingkat keamanan yang tinggi.
Selain itu juga perlu diperhatikan aksesibilitas bagi semua pihak dalam mendapatkan informasi yang diinginkan.
Area pusat penyimpanan ini akan lebih baik jika ditempatkan di pusat aktivitas kantor sehingga semua karyawan mudah untuk mengaskses.
6. Area Lounge/Istirahat kantor
Area lounge/istirahat dalam kantor merupakan ruang yang dirancang untuk karyawan dapat bersantai, beristirahat, dan berinteraksi secara informal di luar jam kerja.
Tujuan dari area ini adalah untuk menciptakan suasana yang santai dan menyenangkan di antara karyawan, yang dapat meningkatkan produktivitas, kreativitas, dan kepuasan kerja.
Area lounge/istirahat biasanya dilengkapi dengan perabotan yang nyaman seperti sofa, kursi, bangku, atau bean bag.
Perabotan yang ergonomis dan berkualitas tinggi akan memberikan kenyamanan bagi karyawan ketika beristirahat.
Biasanya, area lounge/istirahat juga menyediakan ruang makan atau pantry mini.
Ruang ini dilengkapi dengan meja dan kursi untuk makan atau minum bersama.
Fasilitas seperti microwave, kulkas, dan dispenser air juga dapat disediakan untuk keperluan makanan dan minuman.
Untuk menghibur karyawan, area lounge/istirahat dapat dilengkapi dengan peralatan hiburan seperti televisi, sound system, atau permainan seperti meja ping pong atau konsol permainan.
Ini memberikan kesempatan bagi karyawan untuk bersantai, menghilangkan stres, dan bersosialisasi dengan rekan kerja.
Menyediakan tanaman atau elemen alam lainnya seperti taman indoor atau vertikal garden dapat memberikan nuansa segar dan menenangkan di area lounge/istirahat.
Ruang hijau ini dapat membantu mengurangi stres dan meningkatkan suasana kerja yang positif.
Penting untuk memiliki pencahayaan yang baik dan dekorasi yang menyenangkan di area lounge/istirahat.
Pencahayaan yang hangat dan alami serta dekorasi yang menyenangkan seperti lukisan atau hiasan dinding dapat menciptakan atmosfer yang nyaman dan menyenangkan.