Tips Kantor Yang Baik Dan Nyaman Untuk Bekerja

Membuat ruang kantor yang baik dan nyaman untuk bekerja bisa menjadi satu cara untuk meningkatkan produktivitas seluruh pegawai yang ada didalamnya.

Dalam ruangan yang nyaman dan menyenangkan biasanya para karyawan tidak akan mudah merasa bosan dan seringkali justru bisa mendapatkan banyak sumber energi untuk betah bekerja dalam kantor.

Tak hanya bagi pegawainya saja, dengan membuat kantor yang baik dan nyaman, maka kenyamanan juga dapat dirasakan oleh orang lain yang datang ke kantor

Baik para klien, rekan bisnis, atau siapapun yang memiliki kepentingan dengan perusahaan. Suasana kantor yang baik dan nyaman secara tidak langsung juga akan mampu meningkatkan citra perusahaan di mata publik.

Baca juga : Fungsi Kantor Dalam Membanguan Usaha

Untuk mendapatkan suasanya kantor yang baik, tentu membutuhkan tata ruang yang baik pula, karena tata ruang kantor merupakan satu unsur dalam manajemen perkantoran.

Ada banyak komponen penting yang harus diperhatikan salah satunya misalnya penataan berbagai peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam kantor sesuai dengan alur kerja para karyawannya.

Untuk menciptakan kantor yang baik dan nyaman memang akan membutuhkan banyak biaya

Apalagi jika harus menggunakan peralatan dan perlengkapan kantor yang berkualitas.

Meskipun demikian beberapa perusahaan dengan kreativitasnya seringkali mampu menciptakan kantor yang baik dan nyaman meski tidak mengeularkan biaya yang besar.

Baca juga : 4 Macam Tata Ruang Kantor Usaha

Tujuan tata ruang kantor

Membuat kantor yang baik dan bisa memberi rasa nyaman bagi semua karyawan memang bukan perkara mudah.

Selain harus bisa memberikan rasa nyaman, sebagai fungsi kantor ruangan tersebut harus tetap mengacu pada tujuan tata ruang kantor tersebut.

Jika mengutip dari pendapat Sedarmayanti (2009: 126) adapun beberapa tujuan tata ruang kantor adalah :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat;
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan;
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien;
4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya;
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai;
6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung;
7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi : Gerakan pegawai yang sedang pekerja; Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu; dan Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari.

Asas tata ruang kantor

Untuk mendukung terciptanya tujuan tata ruang kantor yang baik dan nyaman, menurut Suparjati, dkk (2000 : ) ada beberapa pedoman yang dapat dijadikan tolak ukur dalam menata ruang kantor, yaitu :

1. Asas Jarak Terpendek,

Membuat tata ruang kantor yang memperhatikan jarak tempuh antara karyawan satu dengan karyawan lainnya, sehingga memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan dapat dilakukan dalam jarak yang sedekat mungkin namun masih bisa membuat rasa nyaman.

2. Asas Rangkaian Kerja,

Menempatkan para karyawan beserta peralatan dan perlengkapan kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Apabila dalam tata letak dilakukan secara berurutan maka proses kerja bisa lebih efektif dan juga mempermudah dalam pengawasan.

3. Asas Penggunaan Seluruh Ruangan,

Melakukan penataan kantor sebisa mungkin mempergunakan semua ruang yang ada secara optimal, artinya tidak ada ruang yang dibiarkan tidak berfungsi. Meski demikian, perlu diketahui juga bahwa adanya ruang kosong tidak berarti tidak terpakai, namun ruang tersebut dapat difungsikan sebagai pemisah, jalan, maupun ruang gerak.

4. Asas Fleksibilitas,

Tata letak kantor dapat diubah, dipindah atau di susun kembali dengan mudah dan tidak memakai biaya yang terlalu besar.

Langkah-langkah dalam menyusun tata ruang kantor yang baik

Setelah mengetahui tujuan dan tolok ukur dalam membuat tata ruang kantor yang baik, proses selanjutnya adalah dengan membuat perencanaan tata ruang kantor.

Dalam membuat perencanaan ini hal penting yang harus dijadikan pertimbangan adalah mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan kegiatan administrasi dengan satuan-satuan kerja lainnya.

Menurut Sedarmayanti (2009: 127) beberapa langkah untuk menyusun tata ruang kantor yang baik diantaranya :

1. Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha dengan satuan-satuan kerja lainnya.

2. Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan pelajari segenap pekerjaan, tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat.

• Satuan pekerjaan yang melayani public ditempatkan pada tempat yang mudah didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja lainnya.
• Satuan-satuan yang satu sama lain saling berhubungan erat, diupayakan untuk dikelompokkan pada satu tempat.
• Satuan pusat yang mengerjakan semua kegiatan ketatausahaan, diupayakan ditempatkan ditengah-tengah (yang strategis).
• Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulkan suara gaduh, diletakkan jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan.

3. Membuat gambar denah ruangan dengan skalatis,

4. Susun letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya,

5. Menyusun denah konsep tata ruang, dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan karena :

• Penambahan atau pengurangan pegawai.
• Penambahan atau penggantian perabot/ alat kerja.
• Perubahan penyelesaian prosedur kerja.
• Perubahan atau pengembangan struktur organisasi.
• Penambahan atau pengurangan atau perubahan pekerjaan

Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor

Setelah semua rancangan sudah selesai dilakukan, maka proses selanjutnya adalah melakukan penataan kontor.

Dalam melakukan penataan kantor yang baik perhatikan pula faktor lingkungan dan kondisi fisik kantor yang akan dibuat.

Faktor lingkungan dan kondisi fisik ini perlu menjadi bahan pertimbangan karena akan dapat mempengaruhi produktivitas kerja karyawan.

Menurut Sedarmayanti dalam Sanjaya (2011) yang termasuk lingkungan dan kondisi fisik dalam tata ruang kantor antara lain adalah sebagai berikut :

1. Penerangan atau cahaya di tempat kerja;
2. Temperatur atau suhu di tempat kerja;
3. Kelembaban di tempat kerja;
4. Sirkulasi udara ditempat kerja;
5. Kebisingan di tempat kerja;
6. Getaran mekanis di tempat kerja;
7. Bau-bauan di tempat kerja;
8. Tata warna di tempat kerja;
9. Dekorasi di tempat kerja;
10. Musik di tempat kerja;
11. Peralatan, perabotan, dan mesin kantor di tempat kerja;
12. Kemanan di tempat kerja.

Membuat kantor yang baik dan nyaman bagi semua karyawan yang bekerja memang dibutuhkan banyak pengetahuan dan pertimbangan.

Semua aspek yang telah disebutkan diatas sebisa mungkin dijadikan sebagai bahan acuan dalam menata kantor. Semoga bermanfaat…