Membuat press release (siaran pers) ke berbagai media menjadi kebutuhan penting untuk mempublikasikan berbagai agenda kegiatan.
Tak memandang seberapa besar kegiatan yang akan diselenggarakan, selama itu ditujukan untuk publik, press release penting untuk dibuat.
Pada dasarnya press release (bisa disebut release/rilis) adalah berita. Meski demikian, sifatnya lebih subyektif.
Hal ini tergantung dari tujuan dan kepentingan si pembuat berita.
Berita ini tidak mewakili media cetak, tapi sepenuhnya mewakili institusi maupun lembaga yang membuatnya.
Siaran pers biasanya dibuat oleh divisi publikasi atau bagian humas dalam sebuah kepanitiaan penyelenggara kegiatan, institusi, perusahaan, maupun organisasi untuk kepentingan publikasi.
Semakin gencar dia melakukan publikasi maka akan semakin populer apa yang dipublikasikan.
Agar hasil press release bisa sesuai dengan yang diharapkan, ada beberapa hal yang harus dilakukan diantaranya :
1. Tentukan tujuan press release
Mengirim berita ke media harus memiliki tujuan yang jelas dan spesifik. Beberapa tujuan dalam pembuatan press release bisa berupa pemberian informasi baru, klarifikasi, ataupun upaya dalam membangun citra.
Memberi informasi baru kepada masyarakat melalui rilis bisa dilakukan oleh organisasi misalnya dalam memberikan kabar tentang restruktur oraganisasi.
Informasi baru juga bisa dalam bentuk berita tentang munculnya produk baru, agenda acara yang baru, dan lain sebagainya.
Klarifikasi melalui rilis media bisa menjadi salah satu cara efektif untuk menjelaskan sesuatu hal kepada masyarakat banyak.
Tujuan dari klarifikasi ini tentu untuk meluruskan semua pendapat yang tidak benar atas suatu pemberitaan yang dapat merugikan oraganisasi maupun perusahaan tersebut.
Pencitraan perusahaan maupun organisasi juga banyak dilakukan melalui press release.
Pemberitaan ke media masa ini dibuat untuk mengabarkan tentang rencana kegiatan maupun aktivitas perusahaan.
Dari pemberitaan ini diharapkan perusahaan akan mendapatkan nama yang baik dan menaikkan citranya. Pencitraan ini banyak dilakukan organisasi maupun perusahaan melalui berbagai kegiatan sosial.
2. Tentukan media
Ada banyak media yang bisa digunakan untuk memuat rilis yang dibuat oleh organisasi maupun perusahaan.
Ada media cetak seperti koran lokal, regional dan nasional, atau dengan menggunakan media elektronik seperti situs berita di internet. Setiap media memeiliki karakteristik dan tujuan pembaca yang berbeda.
Untuk itu menyesuaikan rilis dengan media penayangan juga penting dilakukan.
Pembuat press release harus mengidentifikasikan kepada siapa rilis tersebut akan disampaikan.
Kepada media jenis apa rilis tersebut diharapkan dimuat.
Pengetahuan tentang seluk beluk media diperlukan disini, termasuk segmen pembaca medianya.
Semakin relevan media yang digunakan maka akan semakin mudah untuk mencapai tujuan pembuatan press release.
3. Menentukan rencana penyampaian
Setelah menentukan ke media mana rilis akan disampaikan, tim Public Relation juga perlu membuat strategi pemberitaan.
Hal ini terkait dengan waktu penayangan, akan dibuat serentak, sambung menyambung atau dengan cara lainnya.
Dalam hal cara penyampaian juga bisa direncanakan.
Apakah press release akan disampaikan dengan press conference, dikirim melalui email, atau datang langsung ke kantor media.
Hal yang juga harus diperhatikan adalah terkait dengan waktu.
Kapan release tersebut akan disampaikan, dan target penayangannya kapan dan dalam durasi waktu berapa hari, minggu, ataupun bulan.
Untuk rilis yang membutuhkan waktu mendesak, biasanya bisa ditulis dengan ‘Untuk Disiarkan Segera’ atau ‘Untuk Disiarkan Tanggal…’
4. Format Penulisan Press Release
Menulis press release mimeliki format yang hampir sama dengan penulisan berita pada umumnya.
Kaidah-kaidah penulisan juga perlu diperhatikan secara seksama.
Dalam pembuatan press release sebisa mungkin singkat, padat dan jelas. Beberapa hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut :
Press Release
Ada baiknya ditulis dan dicantumkan di bagian atas. Hal ini untuk memberitahukan ke redaksi media bahwa ini adalah berita rilis media.
Headline
Buatlah judul atau berita utama yang singkat padat dan mampu menarik perhatian.
Judul akan cukup mewakili isi dari berita yang akan ditulis.
Adapun panjang judul press release sekitar 40-70 karakter. Untuk beberapa press release kadang juga diberi subheadline, format ini biasanya untuk memudahkan wartawan dalam memberi alternatif judul rilis.
Paragraf Pertama
Buatlah format hardnews, yakni format berita yang to the point dengan meletakkan informasi paling penting berada di paragraf pertama, paragraf selanjutnya merupakan detil acara.
Di paragraf pertama ini bisa terdiri dari 1-2 kalimat yang setidaknya sudah memuat informasi secara lengkap meski singkat.
Rumus yang paling umum digunakan adalah dengan mengikuti 5W+1H (What, Who, When, Where, Why + How /Apa, Siapa, Kapan, Dimana, Mengapa + Bagaimana)
Paragraf kedua
Di bagian paragraf kedua ini bisa ditulis 2-3 kalimat yang berisi tentang penjelasan Why (mengapa) dan How (bagaimana).
Paragraf kedua ini juga harus berisi informasi yang efektif dengan memberikan latar belakang umum. Jika memungkinkan jelaskan juga manfaat maupun dampak, dan data statistik jika diperlukan.
Paragraf ketiga
Memberikan kutipan pendapat dari pimpinan perusahaan maupun organisasi juga bisa menjadi satu hal yang menarik dalam membuat press release.
Kutipan pendapat ini harus sesuai dengan informasi yang disampaikan dalam paragraf sebelumnya. Kutipan ini juga bisa disampaikan oleh orang yang memiliki peran penting dalam organisasi maupun perusahaan.
Paragraf keempat
1-3 kalimat dapat ditulis di paragraf keempat untuk menjelaskan detail informasi yang tidak disebutkan dalam paragraf sebelumnya.
Idealnya, detail penting harus sudah tertulis dalam dua paragraf pertama. Jika belum, maka berikan rincian yang tersisa di paragraf ini.
Paragraf keempat bisa juga digunakan untuk mengklarifikasi dan juga untuk memasukkan rincian tambahan lainnya.
Paragraf kelima
Di paragraf kelima ini bisa diisi dengan kutipan pendapat tambahan dari tokoh penting yang memiliki peran di organisasi maupun perusahaan.
Paragraf opsional ini juga bisa diisi dengan detil rilis.
Paragraf keenam
Siaran pers Wikimedia Foundation umumnya memiliki 5-7 paragraf.
Paragraf terakhir biasanya untuk memberikan informasi tambahan dan detail. Beberapa press release juga bisa memberikan statement harapan yang ingin dicapai.
5. Informasi Kontak
Berilah kontak yang bisa dihubungi, baik lewat telepon, email, hp, fax, BBM maupun web/blog sebagai rujukan.
Kontak informasi ini berguna untuk wartawan atau redaksi media untuk mengklarifikasi berita yang sudah dikirim, mencarin informasi tambahan, dan lain sebagainya.
6. Lampiran-lampiran
Lampirkan gambar, bisa berupa foto, grafik, tabel maupun poster acara.
Beberapa rili juga ada yang melampirkan data-data profil penyelenggara, jadwal acara atau yang lainnya. Hal ini berguna untuk memberi data tambahan jika diperlukan oleh media.
***
Kemampuan mengemas press release secara menarik, aktual, faktual dan penting, sangat dibutuhkan dalam rangka mencuri perhatian banyak media.
Semakin banyaknya media yang meliput maka bisa menjadi peluang tersendiri untuk memperluas publikasi dan memperkuat posisioning setiap agenda acara yang dibuat.
Semakin banyak media yang membahas isu acara, maka akan mampu menumbuhkan ketertarikan lebih tinggi, meningkatkan prestis acara, dan meningkatkan kepercayaan dengan berbagai pihak.
Baca juga : Ingin Membuat Panitia Event? Ini Tugas Dan Tanggung Jawabnya