8 Jenis Surat PKK yang Bisa Anda Unduh

oleh
Surat PKK Bisa diunduh

Berbagai jenis surat PKK memiliki peran yang penting dalam organisasi, utamanya sebagai sarana komunikasi resmi dan tertulis dalam menjalankan kegiatan.

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif untuk menyampaikan informasi, instruksi, dan keputusan secara formal kepada anggota PKK, mitra kerja, atau pihak terkait lainnya.

Surat memastikan pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan jelas dan tidak terjadi kesalahpahaman.

Ini merupakan bukti tertulis yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan.

Dengan menggunakan surat, organisasi PKK dapat mencatat dan mendokumentasikan semua komunikasi yang terjadi, sehingga memudahkan dalam melacak informasi di masa mendatang.

Tujuan Surat:

  1. Meningkatnya pengetahuan dan pemahaman, bagi pelaksana dan penanggung jawab administrasi PKK.
  2. Terciptanya keseragaman format data dan kesamaan pemahaman serta mekanisme administrasi yang baik dan benar.
  3. Terciptanya koordinasi, integrasi dan sinkronisasi di bidang administrasi PKK.

Baca juga : Pokja PKK: 4 Bidang Pelaksana Program Kesejahteraan Keluarga

Ada 8 jenis surat PKK, antara lain :

1. Surat Keputusan PKK.

Surat Keputusan adalah surat resmi yang berisi keputusan atau perintah dari pihak yang berwenang kepada pihak yang dituju.

Ini berfungsi untuk menyampaikan keputusan yang penting, seperti kebijakan organisasi, promosi jabatan, penetapan kebijakan, atau tindakan hukum lainnya.

Surat Keputusan biasanya ditandatangani oleh pejabat yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan tersebut.

Surat ini berisi suatu kebijakan yang dipandang perlu untuk dikeluarkan/ditetapkan dengan ketentuan sebagai berikut:

  1. Mempunyai dasar dan landasan hukum
  2. Dicantumkan tempat, tanggal, bulan, dan tahun Keputusan dikeluarkan.
  3. Keputusan dikeluarkan untuk:
    • Mengangkat/memberhentikan Ketua TP PKK setingkat dibawahnya;
    • Mengesahkan berlaku atau tidak berlaku lagi suatu keputusan/kebijakan;
    • Membentuk Kepanitiaan;
    • Menetapkan/mengesahkan hasil pemenang lomba; dan
    • Pemberian Penghargaan kepada Kader.

[Unduh Format Surat Keputusan TP PKK]

2. Surat Biasa PKK

Surat Biasa adalah surat yang tidak memiliki karakteristik khusus atau formalitas tertentu.

Dengan surat ini biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi atau pesan secara umum kepada penerima surat.

Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, berisi:

  1. Pemberitahuan.
  2. Permintaan.
  3. Sanggahan.
  4. Pernyataan.
  5. Undangan
  6. Keterangan.
  7. Tanggapan dan lain-lain.

[Unduh format Surat Biasa TP PKK]

3. Surat Pengantar PKK

Surat Pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantar atau mendampingi sesuatu yang dikirimkan kepada penerima surat.

Biasanya, surat ini digunakan untuk mengantarkan dokumen, proposal, laporan, atau barang tertentu.

Surat Pengantar berfungsi memberikan informasi tentang isi atau maksud dari kiriman tersebut.

Surat Pengantar adalah surat yang mempunyai ciri ciri :

  1. Ditujukan kepada TP PKK/pihak lain
  2. Digunakan sebagai pengantar untuk pengiriman dokumen, barang, atau surat tertentu.

[Unduh format Surat Pengantar TP PKK]

4. Surat Edaran PKK.

Surat Edaran adalah surat yang berisi pemberitahuan, instruksi, atau informasi penting yang disebarluaskan kepada pihak-pihak terkait secara luas.

Adapun Surat Edaran biasanya digunakan untuk menyampaikan kebijakan, perubahan aturan, atau informasi penting lainnya dalam sebuah organisasi atau instansi.

Surat Edaran mempunyai ciri-ciri:

  1. Ditujukan kepada beberapa orang
  2. Merupakan petunjuk atau penjelasan dari suatu surat Keputusan.

[Unduh format Surat Edaran TP PKK]

5. Surat Kuasa PKK

Surat Kuasa adalah surat yang memberikan wewenang atau kekuasaan kepada pihak lain untuk mewakili, bertindak, atau melakukan suatu perbuatan atas nama pemberi kuasa.

Adapun Surat Kuasa biasanya digunakan dalam situasi di mana pemberi kuasa tidak dapat hadir atau bertindak sendiri, sehingga perlu diwakilkan kepada pihak lain yang dipercayai.

  1. Surat Kuasa adalah surat yang berisi pemberian kuasa;
  2. Pemberian kuasa didasarkan pada landasan tertentu;
  3. Surat Kuasa diberi batasan kewenangan kepada yang dilimpahkan; dan
  4. Surat Kuasa diberikan dengan penentuan batas waktu berlaku.

[Unduh format Surat Kuasa TP PKK]

6. Surat Tugas PKK

Surat Tugas adalah surat yang memberikan tugas, tanggung jawab, atau instruksi tertentu kepada seseorang atau sekelompok orang untuk melaksanakan suatu pekerjaan atau kegiatan tertentu.

Di dalam Surat Tugas berisi detail tugas yang harus dilakukan, jangka waktu, dan keterangan lain yang relevan.

  1. Surat Tugas berisi suatu pemberian tugas kepada TP PKK, satu orang atau lebih, untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu;
  2. Pemberian tugas didasarkan pada landasan tertentu; dan
  3. Surat Tugas ada yang diberi batasan jangka waktu tertentu yang disesuaikan dengan sifat tugas yang dipercayakan.

[Unduh format Surat Tugas TP PKK]

7. Piagam Penghargaan.

Piagam Penghargaan adalah dokumen formal yang diberikan kepada seseorang, kelompok, atau organisasi sebagai bentuk pengakuan dan apresiasi atas prestasi atau kontribusi yang luar biasa.

Dalam Piagam Penghargaan biasanya berisi nama penerima penghargaan, jenis penghargaan, dan alasan atau keterangan mengenai prestasi yang diakui.

Dalam TP PKK. Piagam Penghargaan adalah penghargaan yang diberikan kepada Pengurus/perorangan atau pihak lain yang dianggap perlu atas prestasi yang telah dicapai.

[Unduh format Piagam Penghargaan TP PKK]

8. Lembar Disposisi.

Lembar Disposisi adalah bagian dari surat atau dokumen resmi yang berisi informasi tentang bagaimana surat tersebut harus diteruskan atau ditindaklanjuti oleh penerima surat.

Adapun lembar disposisi berfungsi untuk mengarahkan penerima surat tentang tindakan yang harus diambil terkait isi surat, seperti ditandatangani, disimpan, diarsipkan, atau diteruskan kepada pihak lain.

  1. Lembar Disposisi disatukan pada surat/dokumen yang diajukan kepada pimpinan guna mendapatkan petunjuk/tanggapan pimpinan untuk tindak lanjut sesuai dengan isi/maksud surat/dokumen.
  2. Sebelum diajukan kepada pimpinan, sekretaris memberikan rekomendasi pada kolom rekomendasi dan diparaf sebelah kiri bawah.

[Unduh format Lembar Disposisi]

Nomor dan Kode Surat PKK

  1. Untuk mempermudah proses pengarisipan maka diberi nomor urut dan kode surat yang berisi tanggal, nomor, lampiran, dan perihal surat.
  2. Penomoran surat Keputusan, surat Tugas, Surat Edaran, dan Surat Kesepakatan Bersama (SKB) menggunakan Agenda tersendiri dan tidak dicampur dengan agenda surat yang lainnya.
  3. Apabila isi surat bersifat umum maka digunakan kode “Skr”, dan apabila isinya menyangkut kegiatan Pokja, menggunakan kode “Pokja” dan penulisannya adalah sebagai berikut:
    1) No. Urut /Skr /PKK …….. (sesuai dengan jenjang TP PKK/Bulan ke berapa/Tahun.
    Contoh : 117/Skr/PKK.Prov/V/2021.
    2) No. urut/Pokja ……. (I s.d IV)/PKK …… (sesuai dengan jenjang TP PKK/ Bulan ke berapa/Tahun.
    Contoh : 125/Pokja III/PKK.Kec/VI/2021

Tata Cara Pembuatan Surat

  1. Konsep surat disiapkan oleh Sekretaris Umum /Sekretaris/Ketua Pokja.
  2. Konsep surat yang diajukan kepada Ketua Umum/Ketua, harus disampaikan melalui Sekretaris Umum/Sekretaris untuk diparaf.
  3. Surat yang telah ditandatangani oleh Ketua Umum/Ketua TP PKK wajib diberi stempel oleh sekretariat sebelum diteruskan maupun diarsipkan.

Penandatanganan

a. Yang berwenang untuk menandatangani Keputusan adalah:

1) TP PKK Pusat, oleh Ketua Umum TP PKK;
2) TP PKK Provinsi sampai dengan TP PKK Desa/Kelurahan oleh Ketua TP PKK setempat.

b. Untuk surat keluar yang ditujukan kepada Ketua Pembina TP PKK, mitra kerja TP PKK, dan TP PKK setingkat dibawahnya ditandatangani oleh Ketua Umum/Ketua TP PKK.

c. Surat keluar yang bersifat kebijakan ditandatangani oleh Ketua Umum/Ketua TP PKK.

d. Untuk surat ke luar lainnya yang bersifat teknis administratif, di pusat ditandatangani oleh salah satu Ketua Bidang/Sekretaris Umum, sedangkan di daerah ditandatangani oleh salah satu Ketua Bidang/Sekretaris yang ditunjuk dengan tanggung-jawab tetap pada Ketua Umum di Pusat/Ketua di daerah.

e. Surat yang sifatnya internal dapat ditanda tangani oleh Sekretaris Umum di Pusat dan oleh Sekretaris di Provinsi sampai dengan Desa/Kelurahan, dengan tembusan disampaikan kepada Ketua Umum/Ketua, sebagai laporan.

Distribusi dan Pengarsipan Surat PKK

  1. Surat keluar yang sudah ditandatangani, dicatat di buku Agenda Surat Keluar dan diberi nomor serta distempel/cap;
  2. Surat keluar/masuk harus harus diarsipkan dengan baik dan rapi melalui Sekretaris;
  3. Surat masuk dicatat dalam Buku Agenda Surat Masuk, diberi lembar disposisi, kemudian disampaikan kepada Sekretaris Umum/Sekretaris untuk diberikan rekomendasi (jika diperlukan) dan diteruskan kepada Ketua Umum di Pusat/Ketua di daerah; dan
  4. Setelah mendapatkan disposisi Ketua Umum/Ketua, surat diterima kembali oleh Sekretaris Umum/Sekretaris untuk ditindak lanjuti dan diarsipkan.
  5. Pengarsipan surat dapat dilakukan secara elektronik/digital.

Baca juga : 10 Program Pokok PKK dan Penjelasannya

Sumber: kemendagri.go.id

Tentang Penulis: Anna Subekti

Gambar Gravatar
Ibu rumah tangga yang suka berbagi cerita tentang kehidupan rumah tangganya, suka curhat tentang anak-anak, suami dan kehidupan sehari-hari.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

No More Posts Available.

No more pages to load.