Kwitansi, nota dan faktur merupakan perlengkapan kantor yang digunakan sebagai bukti-bukti transaksi jual beli yang sah dalam usaha.
Perlengkapan kantor ini bisa dibilang WAJIB dimiliki oleh siapapun yang memiliki usaha, karena dengan ini arus keuangan yang masuk dan keluar bisa terkontrol dengan baik.
Selain itu kwitansi, nota dan faktur juga dibutuhkan untuk input data secara lengkap dalam pembukuan keuangan.
Dengan begitu laporan keuangan usaha akan benar-benar dapat dipertanggungjawabkan.
Meski kwitansi, nota dan faktur sama-sama sebagai alat bukti transaksi, namun ketiganya memiliki perbedaan dalam fotmat dan penggunaanya.
Bahkan bagi beberapa perusahaan biasanya juga memanfaatkan bukti transaksi ini sebagai media promosi sebagaimana yang dilakukan pada kop surat dan amplop.
Kwitansi Pembayaran
Adalah dokumen yang dijadikan sebagai tanda bukti transaksi pembayaran yang ditandatangani oleh penerima uang.
Kwitansi yang sudah diisi dengan berbagai keterangan pembayaran dan telah ditandatangani oleh penerima uang selanjutnya bisa diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut.
Untuk memperkuat legalitas, biasanya penandatanganan kwitansi juga harus dibubuhi dengan materai yang disesuaikan dengan kebutuhan.
Ada banyak bentuk kwitansi pembayaran yang biasa digunakan oleh perusahaan dalam melakukan transaksi penjualan.
Beberapa ada yang menggunakan buku kwitansi instan yang bisa di beli di toko-toko perlengkapan kantor.
Sebagian lagi ada yang membuat kwitansi dengan bentuk dan ukuran berbeda sehingga bisa dibubuhi logo perusahaan.
Informasi dalam kwitansi
Apapun bentuk kwitansi yang digunakan, pada prinsipnya secara isi materi hampir sama.
Dari setiap lembar kwitansi biasanya juga diberi duplikatnya, baik berada di sisi kiri maupun bagian bawah.
Beberapa informasi umum yang harus ada dalam dalam kwitansi diantaranya adalah :
- Nomor Kwitansi, berfungsi untuk membedakan antara kwitansi satu dengan yang lainnya, bisa dibuat secara urut menggunakan angka ataupun ditambah dengan huruf, format penomoran bisa dilakukan sesaui dengan kebutuhan.
- Nama lengkap orang dan/atau lembaga yang menyerahkan uang;
- Jumlah uang yang diserahkan, yakni besaran nominal uang yang ditulis dengan angka dan kalimat (huruf);
- Tujuan pembayaran, hal ini menjelaskan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan;
- Tempat, hari dan tanggal terjadinya transaksi.
- Nama lengkap orang dan jabatan dalam lembaga yang menerima uang beserta tanda tangannya.
- Jika menggunakan materai, maka tandatangan harus mengenai materai yang ditempelkan.
Kwitansi pembayaran memang penting bagi perusahaan, oleh karena itulah untuk menghindari penyalahgunaan kwitansi disarankan untuk TIDAK menandatangani kwitansi kosong.
Selain itu dalam melakukan transaksi juga harus dibedakan antara nota jual beli dengan kuitansi.
Nota Jual-Beli
Nota secara fungsi dapat dibedakan menjaddi tiga yakni nota kontan, nota debet dan nota kredit.
1. Nota kontan
Adalah dokumen transaksi yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli sebagai bukti atas pembelian sejumlah barang secara tunai.
2. Nota Debet (Debet Memorandum)
Adalah bukti transaksi pengiriman kembali barang yang dibeli karena sebagian barang yang dibeli ada yang rusak atau tidak sesuai pesanan.
Nota debet dibuat oleh pembeli untuk dikirimkan kepada penjual bersamaan dengan barang yang dikembalikan.
3. Nota kredit (Credit Memorandum)
Merupakan bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara kredit atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan.
Nota kredit dibuat oleh pihak penjual dan dikirimkan kepada pihak pembeli.
Informasi yang ada dalam nota
Beberapa Informasi yang ada dalam nota pada umumnya terdiri dari :
- kolom nomor nota,
- tempat dan tanggal terjadinya transaksi,
- nama dan alamat pembeli,
- banyaknya barang,
- jenis barang,
- harga satuan,
- total harga
- nama penjual.
Kolom-kolom ini bisa dimodifikasi sedemikian rupa sesuai kebutuhan perusahaan.
Selain dari segi fungsi, bentuk dan ukuran nota yang dibuat oleh setiap perusahaan juga berbeda-beda.
Ada yang menggunakan ukuran kertas F4, 1/2 F4 1/3 F4, 1/4 F4, dan ada juga yang membuat nota dengan ukuran standar A misalnya ukura A4, A5, A6 ataupun 1/3 A4.
Baca juga : Ukuran Kertas Standar Internasional Untuk Percetakan
Nota biasanya memiliki rincian pembayaran yang lebih detil daripada kwitansi.
Lembaran nota sering kali dibuat rangkap 2 (2 ply) atau 3 ply tergantung kebutuhan (satu lembar diberikan untuk pembeli dan lembar lain untuk dokumen penjual).
Bahan kertas yang biasa digunakan untuk membuat nota adalah bahan kertas NCR, yakni jenis kertas yang sudah mengandung serat karbon.
Bagi banyak perusahaan, nota seringkali dibuat dengan desain yang unik dan disesuaikan dengan identitas perusahaanya.
Penggunaan warna, logo, dan alamat biasanya diseragamkan dengan desain amplop, kop surat, ID Card dan kartu nama, hal ini bertujuan untuk memperkuat identitas usaha di mata konsumen.
Faktur
Yang disebut Faktur adalah suatu dokumen transaksi yang digunakan sebagai pencatatan bukti pembayaran secara kredit yang dibuat oleh penjual untuk pembeli.
Dalam faktur biasanya memiliki rangkap 3:
- Pertama berwarna putih yang diserahkan kepada pembeli,
- Kedua disimpan penjual untuk dijadikan lampiran saat penagihan,
- Ketiga disimpan di dalam buku faktur.
Informasi yang terdapat dalam faktur biasanya terdiri dari rincian:
- catatan daftar barang,
- harga,
- jumlah total yang harus dibayarkan pembeli,
- syarat pembayaran ataupun syarat penyerahan barang,
- serta biaya lainnya.
Informasi ini masih bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Terima kasih, semoga allah membalas atas ilmu yg dibagikan. sebagai amalan ilmu yang bermanfaat. Ammin.
tolong tambahin tentang saejarah kwitansi dan pembuat yang pertama kali doang
terima kasih atas kesediaan anda berbagi ilmu.