Kop Surat atau yang sering disebut dengan kepala surat merupakan identitas usaha ataupun lembaga yang tertera pada bagian atas surat. Identitas ini biasanya terdiri dari logo, nama usaha atau instansi, alamat, nomor telepon, email, website dan lain sebagainya.
Bagi perusahaan, alat kantor ini banyak digunakan untuk penulisan surat-surat resmi yang ditujukan kepada pihak lain yang memiliki kepentingan bagi perusahaan tersebut.
Bagi banyak instansi, juga menjadi satu persyaratan sebagai surat resmi yang dapat mewakili perusahaan ataupun instansi yang mengirim surat.
Sebagi identitas usaha, kepala surat seringkali dibuat semenarik mungkin agar mampu mencuri perhatian pembacanya sekaligus dapat menunjukkan identitas perusahaan secara jelas.
Oleh karena itulah tak sedikit perusahaan yang memanfaatkan kop surat sebagai sarana branding perusahaan.
Fungsi Kop Surat :
1. Sebagai tanda pengenal perusahaan
Fungsi utama kop surat dibuat oleh perusahaan adalah sebagai tanda pengenal dan untuk memperkuat identitas perusahaan.
Kop ini biasanya tidak hanya dicetak pada kertas surat saja namun juga pada amplop yang membungkus surat.
Sebagai salah satu upaya agar perusahaan mudah dikenali, biasanya dibuat lebih mencolok dari segi warna maupun bentuknya.
Bagi beberapa perusahaan bahkan dibuat dengan eksklusif agar tampil elegan dengan menggunakan teknik kertas timbul (embos), dilapisi warna khusus seperti warna emas atau silver, dan lain sebagainya.
2. Sebagai alat informasi perusahaan
Tak hanya berfungsi sebagai alat pengenal perusahaan, dengan adanya kop surat pihak perusahaan juga bisa memanfaatkannya sebagai sarana untuk memberi informasi penting bagi pembaca.
Informasi ini bisa berupa bidang usaha, alamat lengkap, nomor telpon/fax, email, website, bahkan jam buka dan tutupnya perusahaan.
Banyak hal ditulis dengan tujuan untuk memberi kemudahan pada relasi usaha jika ingin menghubungi.
3. Berfungsi sebagai sarana promosi
Kop surat yang dibuat sebagai tanda pengenal secara tidak langsung juga bisa dijadikan seagai media promosi.
Sebagai fungsi promosi, kepala surat sering kali dibuat dengan desain yang lebih dinamis, tata letak yang tidak kaku, serta menggunakan komposisi bentuk dan warna yang enak dilihat.
Selain dibuat dengan desain yang menarik, untuk menunjang kegiatan promosi biasanya kop dibuat dengan kertas khusus agar bisa dibedakan dengan jenis kertas yang digunakan oleh perusahaan lain. Jenis kertas ini bisa dipilih berdasarkan warna ataupun tekstur kertas.
4. Berfungsi sebagai sarana branding
Branding perusahaan penting dilakukan agar produk maupun perusahaan mampu berada di benak konsumen dengan baik.
Ada banyak cara untuk melakukan branding usaha, salah satunya adalah dengan memanfaatkan kop surat sebagai salah satu media untuk membuat corporate identiity.
Corporate identity adalah bentuk audio ataupun visual identitas perusahaan yang menampilkan simbol agar dapat mencerminkan image perusahaan dimata publik.
Lewat corporate identity inilah usaha branding perusahaan akan lebih mudah dilakukan karena semua elemen-elemen identitas perusahaan dapat diaplikasikan dalam berbagai media, baik melalui kop surat, kartu nama, seragam karyawan, ID Card, gedung, kendaraan dan lain sebagainya.
Seperti yang ada pada ambar di atas, logo dan nama perusahaan dapat diaplikasikan pada berbagai media, mulai dari amplop, kertas surat, gadget, map dan lain-lain. Dengan cara inilah perusahaan bisa lebih mudah dikenal oleh pubik.
***
Cara Membuat
Membuat kop surat untuk perusahaan memiliki sedikit perbedaan jika dibandingkan dengan membuat untuk instansi pemerintah.
Perbedaan tersebut terletak pada tampilannya dimana di perusahaan biasanya dibuat lebih menarik dan dinamis, sedangkan untuk instansi pemerintah seringkali dibuat lebih formal dan resmi.
Bagi sebagian perusahaan, ketika ia membuat kop surat biasanya sekaligus memesan amplop, kartu nama dan stopmap yang dicetak seragam.
Dengan memesan satu paket sekalian, meski uang yang dikeluarkan lebih banyak namun biasanya akan lebih meringankan biaya produksi dan sekaligus kebutuhan peralatan korespondensi perusahaan sudah tersedia dengan lengkap.
Ada banyak cara dalam membuatnya, hal ini sangat tergantung dengan kebutuhan perusahaan. Secara sederhana berikut ini kami sajikan beberapa cara dalam membuat kop surat perusahaan :
1. Tentukan materi
Materi dalam membuat kop surat bagi perusahaan terkadang berbeda antara satu dengan yang lainnya, meski demikian secara umum beberapa materi yang sering dimasukkan dalam kop surat diantaranya adalah :
- Logo perusahaan,
- nama usaha,
- alamat kedudukan usaha,
- nomor telepon/fax,
- alamat email,
- alamat website,
- elemen grafis lainnya seperti gambar ilustrasi maupun foto.
Gambar ilustrasi dan foto menjadi salah satu elemen desain yang berguna untuk mempercantik tampilan.
Elemen ini bisa dicetak transparan pada kertas surat, bisa dicetak dengan jelas pada amplop, kartu nama dan stopmap.
Gambar ilustrasi dan foto memang tidak harus ada dalam surat, misal pun akan menambahkan gambar ilustrasi, maka gambar materi tersebut harus mempunyai korelasi dengan usaha yang dijalankan agar identitas perusahaan bisa lebih jelas.
2. Menentukan ukuran
Dalam membuat kop surat perusahaan sebenarnya tidak ada aturan baku tentang ukuran kop surat.
Pada umumnya ruang kertas yang dibutuhkan untuk meletakkan kop surat adalah sekitar 3 cm margin atas, inipun masih bisa disesuaikan dengan kebutuhan kop perusahaan, bisa lebih besar maupun lebih kecil.
Besar kecilnya ruang untuk peletakan kop surat juga sangat tergantung dengan tata letak kop suratnya, karena tidak semua informasi perusahaan harus diletakkan di bagian atas surat, informasi bisa saja menyebar di bagian bawah ataupun samping.
Sedangkan ukuran kertas yang biasanya digunakan dalam membuat kop surat adalah kertas A4 (21 x 29,7 cm) dan kertas F4 (21,5 x 33 cm).
Baca juga : Ukuran Kertas Standar Internasional Untuk Percetakan
3. Membuat Desain
Baik buruknya tata letak, penggunaan warna, maupun komposisi dari setiap elemen kop surat sangat tergantung dari desainer yang membuatnya.
Oleh karena itu dalam membuat kop surat yang baik tentu juga membutuhkan desainer yang mumpuni sehingga semua elemen desain bisa harmonis, seimbang, dan enak untuk dilihat.
Dalam membuat desain agar terlihat lebih bagus dibutuhkan beberapa keterampilan dalam mengatur berbagai unsur grafis. Beberapa unsur tersebut misalnya garis, bidang, warna, ruang, teks, logo dan lain-lain.
Selain itu ada baiknya dalam membuat kop surat juga mempertimbangkan beberapa prinsip desain seperti keseimbangan (Balance), kesatuan (unity), penekanan (aksentuasi), irama (repetisi), dan kesederhanaan.
Ada banyak software yang bisa digunakan untuk membuat desain, yang populer digunakan oleh para desainer adalah software grafis Corel Draw dan adobe ilustrator.
Software ini berguna untuk mengolah gambar-gambar vektor dan banyak digunakan untuk mendesain logo, brosur, undangan. iklan, dan barang-barang cetak dua dimensi lainnya.
Selain menggunakan software grafis seperti yang telah disebutkan, beberapa orang juga ada yang memanfaatkan software Microsoft Office seperti Ms Word dan Ms Publisher untuk mendesain.
Software ini biasanya digunakan untuk mencetak dalam jumlah satuan atau puluhan dengan menggunakan printer Inkjet biasa.
4. Memilih bahan kertas
Jenis kertas yang banyak digunakan untuk membuat kop surat adalah kertas HVS dengan ukuran gramasi 70-80 gram, baik yang menggunakan ukuran kertas A4 ataupun kertas F4.
Meski demikian ada juga beberapa perusahaan yang menggunakan jenis kertas lain agar dapat tampil lebih elegan dan eksklusif.
Beberapa kertas lain yang digunakan misalanya jenis kertas linen, kertas concorde, dan juga kertas hammer. Kertas-kertas jenis ini memiliki serat yang unik dengan berbagai macam tekstur dan warna.
5. Mencetaknya
Mencetak kop surat bisa dilakukan dengan berbagai cara, bisa dicetak dengan menggunakan mesin fotocopy, dicetak dengan printer biasa, dicetak dengan teknik sablon, cetak digital, maupun dengan mesin cetak offset. Penggunaan berbagai mesin cetak tersebut bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Mencetak dengan mesin fotocopy bisa dilakukan apabila desain hanya berupa gambar dan teks hitam putih satu warna.
Bisa dicetak dengan printer jika kebutuhan kop surat tidak terlalu banyak, juga bisa dicetak sablon jika membutuhkan warna-warna khusus (emas, silver). Kop juga bisa dicetak dengan mesin digital dan offset jika perusahaan membutuhkan tampilan full warna dengan jumlah banyak (min 1 rim/500 lembar).
Untuk mendapatkan hasil yang lebih eksklusif, beberapa perusahaan juga ada yang membuatnya dengan teknik embos, yakni memunculkan teks maupun gambar logo dengan cara di-press sehingga logo ataupun teks tersebut bisa timbul dan menonjol.
***
Contoh Kop Surat
Meski kadang dipandang sepele namun pada kenyataanya benda ini mampu memberi efek yang besar bagi usaha. Khususnya pada citra perusahaan dimata konsumen maupun relasi usaha.
Bagi perusahaan yang telah sadar akan pentingnya branding tentu hal ini tidak akan dipandang sebelah mata.
Mereka bisa dipastikan akan mencari desainer terbaik untuk merancang kop surat perusahaan dan berbagai corporate identity lainnya. Tujuannya agar perusahaanya mampu berkembang lebih maju.
Ada banyak variasi desain kop surat perusahaan yang ada di dunia ini.
Semakin berkembangnya dunia desain tentu akan semakin memicu kreativitas para desainer untuk bisa menampilkan sesuatu yang beda pada kliennya.
Mereka dapat melakukan berbagai eksplorasi, mulai dari ekplorasi tata letak, eksplorasi bentuk, eksplorasi warna, maupun eksplorasi bahan kertas untuk membuat .
Berikut ini kami sajikan beberapa contoh kop surat perusahaan yang dapat dijadikan sebagai referensi usaha Anda :
Jorge Galvez
Contoh kop surat perusahaan dan kartu nama Jorge Galvez di atas bisa menjadi satu gambaran sederhana namun elegan.
Dengan menggunakan pilihan warna klasik, huruf yang lembut dan didukung dengan ilustrasi goresan tipis telah mampu memunculkan kesan eksklusif.
Berbeda dengan desain kop surat perusahaan konvensional lainnya.
Tata letaknya ini bisa dikatakan “berani” karena antara kepala surat dan teks isi surat dirancang tidak ada garis pemisah. Desain-desain seperti ini banyak ditemukan pada desain moderen.
Valens
Kop surat perusahaan minuman berenergi Valens besutan Maxime Quoilin ini dari logonya saja telah mampu menunjukkan identitas perusahaan yang bergerak diwilayah “air”, yakni produk minuman.
Dengan bentuk tetesan dan gelembung air pada logo, desainer juga telah berhasil menciptakan kesan bersih, segar dan luas pada berbagai media yang ada.
Tak hanya pada kop, namun juga pada stopmap, kartu nama dan iklan yang dibuat serasi dengan logo.
Baca juga : Membuat Logo Untuk Brand Perusahaan, Ini Caranya
Gochisou
Perpaduan warna biru dan putih pada logo menjadi serasi ketika diaplikasikan pada berbagai media termasuk pada kop surat perusahaan.
Logo akan tetap bisa terlihat menonjol ketika diletakkan pada latar belakang gelap maupun terang meski hanya merubah warna hitam menjadi putih pada tulisan nama perusahaan.
Lagi-lagi tentang kesederhanaan penggunaan warna dalam membuat desain, termasuk dalam desain kop surat karya Yaegerwerks ini.
Meski hanya menggunakan komposisi warna merah hitam dan putih, kop surat Gochisou bisa tampil istimewa dengan warna merah yang memiliki kesan berani.
Gochisou sendiri merupakan salah satu usaha restoran yang ada di Jepang.
Dengan menggunakan elemen warna merah sebagai pusat perhatian, desainer telah berhasil menunjukkan kesan gairah dan nafsu makan pada berbagai elemen corporate identity Gochisou.
Anagrama
Anagrama adalah salah satu perusahaan biro jasa branding asal Mexico yang menciptakan desain corporate identity Creavisa.
Dengan menggunakan warna dominan ungu sebagai latar belakang logo huruf “C”, Anagrama mampu menonjolkan logo yang terdiri dari spektrum warna dingin ini sehingga mampu mencuri perhatian.
Warna ungu dipilih untuk mewakili karakter perusahaan Creavisa, membedakan dari pesaingnya, dan sekaligus menggambarkan visi perusahaan.
Kesan kesederhanaan juga muncul dalam desain kop surat perusahaan Creavisa dimana tak ada elemen lain selain logo dan tulisan alamat yang terletak di bagian bawah kop.
B & R
Anda tertarik menggunakan kertas daur ulang untuk membuat kop surat? Perusahaan B & R telah membuat identitas perusahaan yang simpel namun elegan dengan menggunaka kertas daur ulang.
Dengan tampilan sederhana tanpa ada elemen lain selain logo dan alamat kontak. Desain ini sudah cukup bisa berbicara tentang sesuatu yang praktis namun eksklusif.
ITI
Kesan ceria dan penuh warna bisa dilihat dari desain corporate identity perusahaan ITI.
Dengan perpaduan bidang-bidang warna bentuk geometris, desainer telah mampu menembus kebekuan dari model desain yang biasanya kaku dan formal. Kesan kebebasan, kreatif, dan keceriaan melekat pada perusahaan ITI ini.
Untuk bisa mendapatkan hasil yang terbaik dalam membuat kop surat, memang membutuhkan banyak referensi sebagai acuan.
Dengan semakin banyak acuan maka kita akan bisa mendapatkan gambaran bagaimana nanti kop surat akan dibuat, baik dari segi pilihan warna, tata letak, maupun elemen desain yang akan dimasukkan.
Contoh lainnya
Beberapa contoh diatas sebenarnya hanya bagian (sangat) kecil dari sekian banyak desain yang bisa memberi inspirasi.
Meski demikian, penulis berharap yang sedikit ini bisa memberi gambaran bahwa dalam membuat desain tidaklah harus monoton hingga semua isi diletakkan di bagian atas kertas.
Ada banyak gaya dan cara agar identitas perusahaan bisa tampil istimewa.
Membuat kop surat selain bisa digunakan untuk perusahaan maupun instansi, sebenarnya juga bisa dijadikan sebagai usaha sampingan maupun usaha rumahan yang mengiringi usaha cetak lainnya.
Beberapa usaha cetak kertas yang bisa dikerjakan misalnya usaha cetak undangan, cetak kartu nama, cetak brosur dan lain sebagainya.
***
Amplop Surat
Amplop surat yang biasanya hanya difungsikan sebagai kemasan surat, saat ini sudah banyak yang memanfaatkan sebagai media promosi usaha.
Dengan amplop inilah perusahaan maupun produk bisa dikenalkan kepada calon klien, perusahaan lain, instansi dan juga publik melalui korespondensi.
Sebagaimana dalam membuat kop surat yang bisa dijadikan sebagai sarana promosi dan branding.
Amplop juga memegang peranan penting untuk mendukung kegiatan pemasaran.
Dengan menggunakan desain yang bagus, maka amplop juga akan mampu mencuri perhatian orang lain. Ketika seseorang menerima surat bisa dipastikan pertama kali yang ia lihat adalah amplopnya.
Memang hingga kini masih banyak pengusaha yang meremehkan peran penting amplop sebagai media promosi.
Namun bagi seseorang yang menerima amplop dengan desain yang bagus dan unik, maka ia akan lebih mudah terkesan.
Kesan yang baik inilah yang harus dimunculkan pada semua orang melalui berbagai media yang salah satunya adalah amplop surat.
Ada banyak cara agar amplop perusahaan dapat tampil istimewa dimata orang lain.
Beberapa cara yang bisa dilakukan adalah dengan membuat desain yang enak dilihat, membuat bentuk amplop yang unik.
Hal lain yang bisa juga dilakukan adalah teknik cetak yang bagus, maupun dengan menggunakan bahan-bahan amplop yang tidak seperti amplop pada umumnya.
Salah satu cara yang paling mudah untuk memanfaatkan amplop sebagai media promosi adalah dengan membuat desain visual yang bagus pada bidang amplop.
Contoh Amplop
Beberapa contoh desain amplop yang bagus misalnya pada desain-desain di bawah ini :
