Ingin Membuat Panitia Event? Ini Tugasnya

Membuat gelaran acara apapun baik itu pertunjukan, seminar atau kegiatan lainya, panitia event sangat dibutuhkan untuk menjamin kelancaran kegiatan agar bisa berjalan dengan sukses.

Dengan pembentukan panitia, semua proses kegiatan bisa dirancang sebaik mungkin. Mulai dari pra-acara, saat berlangsungnya acara, hingga pasca-acara berlangsung.

Panitia event merupakan institusi atau kelompok yang dibentuk dan berfungsi sebagai pelaksana kebijakan kelompok. Tanggung jawab pelaksanaan tentu disesuaikan dengan tingkatan masing-masing.

Kelompok dibuat dalam upaya melaksanakan suatu program tertentu dan bertanggungjawab secara penuh terhadap apa yang telah diputuskan dalam kepanitiaan tersebut.

Salah satu faktor sukses dan tidaknya sebuah acara biasanya juga tergantung dari baik-buruknya panitia event yang dipilih.

Sumber Daya Manusia yang tergabung didalamnya bisa menjadi cerminan atas kualitas event yang diselenggarakan.

Untuk itu jangan salah pilih dalam mengatur setiap sumber daya agar bisa berperan sesuai dengan kapasitas yang ada.

Ada banyak alasan kenapa sebuah event membutuhkan kepanitiaan, berikut ini kami sajikan beberapa tujuan umum dibentuknya panitia event.

Tujuan umum pembentukan panitia event :

Melaksanakan fungsi manajemen event yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, melakukan monitoring dan evaluasi seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan event.
Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan event.
Mengelola materi event secara baik dan benar.
Dapat mengkondisian dan menciptakan suasana yang lebih kondusif dan kooperatif bagi pelaksanaan event.
Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional.
Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan.

Panitia event adalah kelompok orang dalam satu tim, mereka semua yang bertanggung jawab untuk mensukseskan sebuah acara. Mereka bekerja sama untuk memastikan bahwa semua aspek acara, mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan, berjalan dengan lancar dan sukses.

Tips Agar Panitia Event Sukses Menggelar Acara:

Untuk memastikan bahwa panitia event dapat mengawal acara dengan lancar dan sukses, berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil:

Perencanaan yang Matang dan menyeluruh sejak awal. Disini panitia harus membuat jadwal acara yang jelas, membuat checklist tugas, dan menetapkan target yang realistis.
Komunikasi yang Efektif dan terbuka, ini tak hanya dengan anggota tim panitia saja, tapi juga dengan vendor, dan semua pihak terkait.
Pemilihan Tim yang Kompeten, pastikan setiap anggota tim memahami tugas dan tanggung jawab mereka dengan jelas.
Delegasi yang Tepat, pastikan bahwa setiap tugas memiliki penanggung jawab yang jelas dan memberikan mereka otoritas yang cukup untuk mengambil keputusan yang diperlukan.
Koordinasi yang Baik, adakan pertemuan rutin untuk memastikan semua persiapan berjalan sesuai rencana.
Manajemen Risiko, identifikasi potensi risiko atau masalah yang mungkin muncul selama acara. Buatlah rencana darurat yang terperinci, termasuk langkah-langkah penanganan dan kontak yang harus dihubungi.
Pemantauan dan Pengendalian, monitor dan kontrol setiap aspek acara secara terus-menerus. Pastikan bahwa jadwal acara dipatuhi, anggaran terkendali, dan segala hal berjalan sesuai rencana.
Responsif terhadap Perubahan, semua tim harus siap untuk menghadapi berbagai perubahan dan permasalahan yang mungkin terjadi selama acara. Tetap tenang dan fleksibel dalam mengatasi.
Pelaksanaan yang Profesional, awasi pelaksanaan acara, pastikan semua detail acara terpenuhi, berikan pelayanan pelanggan yang baik, dan menjaga komitmen terhadap kualitas acara.
Evaluasi Pasca Acara, setelah acara selesai, lakukan evaluasi menyeluruh untuk mengevaluasi keberhasilan acara dan mengidentifikasi pelajaran yang dapat dipetik.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, panitia event dapat mengawal acara dengan baik, memastikan kelancaran acara, dan mencapai kesuksesan yang diinginkan.

Tugas Panitia Event

Dalam membuat panitia event, biasanya akan melibatkan banyak orang yang akan diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan programnya sesuai dengan divisi masing-masing.

Secara umum, dalam sebuah kepanitiaan event terdiri dari orang-orang penting yeng memiliki tugas sebagai berikut :

1. Tugas Ketua Panitia

Ketua panitia merupakan sosok pemimpin yang bisa mengerakkan semua roda kepanitiaan dalam event tersebut.

Biasanya seorang ketua akan dibantu oleh wakil ketua sehingga pekerjaan bisa menjadi lebih ringan.

Sebagai Ketua Panitia memiliki tugas dan tanggung jawab dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pelaporan acara.

Adapaun tugas ketua panitia event adalah sebagai berikut :

Memimpin proses perencanaan secara detil yang selanjutnya direalisasikan bersama anggota panitia. Ini meliputi menentukan tujuan acara, tema, tanggal, lokasi, anggaran, dan target audiens.
Menjadi koordinator dalam pembentukan panitia event, disini ketua bertanggung jawab untuk membentuk tim yang kuat dan efisien. Sebagai ketua juga perlu menugaskan tugas-tugas kepada anggota tim, mengawasi kemajuan pekerjaan, dan memastikan kolaborasi yang baik di antara mereka.
Memimpin rapat dan pertemuan panitia secara teratur.
Memimpin semua panitia event agar sesuai dengan visi dan semua rencana yang telah ditentukan.
Bertanggungjawab kepada pemangku kepentingan dan penanggung jawab event dan beroordinasi dengan pihak terkait. Adapun yang dikoordinasikan misalnya terkait, kerjasama dengan vendor, sponsor, pemilik lokasi, dan pihak berwenang, termasuk kontrak, perizinan, dan persyaratan teknis.
Memimpin seluruh tim panitia untuk memastikan semua persiapan telah selesai dengan baik. Pastikan acara berjalan sesuai jadwal, mengatasi masalah yang mungkin muncul, dan menjaga komunikasi yang efektif dengan semua pihak terkait.
Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan event
Mencari alternatif solusi jika terjadi permasalahan dan membuat keputusan secara tepat
Meminta laporan pertanggungjawaban kepada setiap seksi
Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) event
Setelah acara ketua melakukan evaluasi bersama panitia untuk mengidentifikasi apa yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu perbaikan di masa depan.

Tugas-tugas di atas bukanlah ukuran baku, dalam setiap event bisa bervariasi tergantung pada jenis acara dan skala kegiatan yang Anda atur.

Tetapi, dalam setiap penyelenggaraan eventi, sebagai ketua panitia memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa acara berjalan dengan sukses dan memenuhi tujuan.

2. Tugas Sekretaris

Sekretaris merupakan seseorang yang bertugas untuk mengurus berbagai hal yang terkait dengan kesekretariatan event.

Sebagai Sekretaris Event, tugasnya juga untuk membantu dalam koordinasi dan seluruh administrasi acara.

Beberapa tugas seorang sekretaris dalam pengelolaan event antara lain :

Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat permohonan dana, surat kontrak kerjasama, Surat peminjaman dan berbagai kegiatan keskretariatan yang relevan.
Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
mencatat dan mendokumentasikan semua pertemuan panitia acara. Hal ini mencakup mencatat momen penting, membuat daftar tindak lanjut, dan mengirimkan salinan catatan rapat kepada anggota panitia yang terlibat.
Membantu Ketua Panitia dalam proses perencanaan acara. Ini termasuk menyusun daftar tugas, menyusun jadwal kerja, mengumpulkan informasi dari anggota panitia, dan memastikan bahwa semua persiapan berjalan sesuai dengan rencana.
Mengurus dokumen-dokumen seperti kontrak, perizinan, dan perjanjian dengan vendor. Anda juga akan mengurus pengelolaan data, mengatur registrasi peserta, dan mengumpulkan dokumen.
Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta (opsional)
Membuat tanda kepanitiaan seperti ID Card atau Name Card
Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
Membuat daftar kebutuhan dan anggaran event
Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

Tugas-tugas ini bisa berbeda tergantung pada skala acara dan kebutuhan panitia.

Sebagai Sekretaris Event, memiliki peran untuk mendukung dan melengkapi tugas-tugas Ketua Panitia dalam menjalankan acara dengan sukses.

Membuat ID Card, Ini Manfaatnya Bagi Usaha

3. Tugas Bendahara

Untuk dapat mengelola event dengan baik, maka perlu seorang bendahara untuk mengatur keuangan.

Sebagai Bendahara Event, tugas Anda melibatkan manajemen keuangan dan pengelolaan sumber daya keuangan yang terkait dengan acara.

Adapun tugas bendahara event antara lain :

Membantu ketua panitia event dalam melaksanakan tugasnya, khususnya dalam hal pengelolaan anggaran.
Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan event.
Membuat estimasi pendapatan dan pengeluaran yang terkait dengan kegiatan..
Mempertimbangkan semua aspek pembiayaan acara, seperti biaya venue, dekorasi, transportasi, catering, peralatan teknis, dan honorarium bagi pembicara atau artis yang terlibat.
Mencari sumber pendanaan tambahan misalnya dari sponsor atau mitra yang potensial untuk mendukung acara.
Menjalin komunikasi dengan calon sponsor, dan bernegosiasi mengenai persyaratan dan manfaat bagi sponsor.
Mengelola anggaran dengan bijaksana dan memastikan pengeluaran tetap sesuai dengan rencana.
Mengurus semua transaksi keuangan terkait dengan acara.
Memastikan semua kwitansi pembayarab dan kewajiban keuangan terpenuhi secara tepat waktu.
Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas
Mempresentasikan laporan keuangan kepada panitia acara dan pihak yang berkepentingan lainnya
Bertanggung jawab kepada ketua Panitia dan membantu dalam mengevaluasi keuangan.

Peran Bendahara pada sebuah event sangat penting dalam menjaga keseimbangan keuangan dan kelancaran acara.

Dengan menjalankan tugas-tugas ini dengan cermat, seorang bendahara bisa memastikan bahwa acara dapat berjalan sesuai anggaran dan mencapai tujuan keuangan.

4. Tugas Sie Acara

Bagian Acara dalam panitia event bertanggung jawab untuk merancang, mengatur, dan melaksanakan semua aspek acara agar dapat berjalan lanca.

Adapun tugas-tugasnya adalah:

Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik
Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
Koordinasi dengan para pengisi acara, misalnya pembicara atau artis.
Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang ahli dalam event tersebut.
Bekerja sama dengan bagian dekorasi dan logistik dalam pengaturan tempat acara.
Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung.
Memastikan bahwa semua persiapan teknis telah siap.
Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut.
Mengatur pelayanan dan fasilitas selama acara.
Mengawasi jalannya acara, memastikan semua kegiatan berjalan sesuai jadwal, dan mengatasi masalah yang mungkin muncul.
Bertanggungjawab kepada ketua Panitia.

5. Tugas Sie Humas dan Publikasi

Bagian Humas (Hubungan Masyarakat) dalam panitia event memiliki peran penting dalam mempromosikan acara dan membangun hubungan yang baik dengan peserta, media, dan masyarakat umum.

Adapun tugasnya antara lain :

Merancang strategi promosi yang efektif untuk meningkatkan kesadaran masyarakat agar berpartisipasi dalam acara.
Menggunakan berbagai saluran komunikasi seperti media sosial, situs web, selebaran, poster, dan siaran pers untuk mempublikasikan informasi tentang acara kepada khalayak.
Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan ( misalnya dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baliho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan) dan menyebarkannya kepada pihak terkait
Merancang serta mendesain Katalog
Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen dalam kegiatan
Bekerja sama dengan media massa untuk mendapatkan liputan yang luas tentang acara.
Membuat siaran pers (press release).
Mengirimkan undangan kepada jurnalis dan media.
Memanajemen media sosial dan mengelola konten yang relevan untuk mempromosikan acara.
Membantu dalam menjalin dan memelihara hubungan baik dengan sponsor.
Memberikan tanggapan yang cepat, akurat, dan transparan kepada masyarakat, menjaga reputasi acara, dan memberikan klarifikasi atau informasi kepada publik
Bertanggungjawab kepada ketua panitia.

Peran bagian Humas dan publikasi dalam panitia event sangat penting untuk memastikan bahwa acara mendapatkan paparan yang baik, partisipasi yang maksimal, dan membangun citra positif acara di mata peserta dan masyarakat umum.

6. Tugas Sie Perlengkapan

Bagian Perlengkapan dalam panitia event bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola semua kebutuhan perlengkapan dan peralatan selama acara.

Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi dengan bidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana
Melakukan pengadaan perlengkapan. Ini melibatkan mencari vendor yang tepat, membandingkan harga, dan bernegosiasi.
Pengecekan kualitas dan ketersediaan perlengkapan sebelum acara.
Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman / penyewaanperalatan.
Mengatur logistik pengiriman dan pengambilan perlengkapan.
Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatanperlengkapan kegiatan
Bekerja sama dengan bagian acara dan dekorasi dalam merencanakan tata letak tempat acara.
Memastikan bahwa semua perlengkapan dalam kondisi baik dan berfungsi dengan baik sebelum dan selama acara.
Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.
Membuat inventaris lengkap, mencatat kondisi dan jumlah perlengkapan, serta memastikan perlengkapan tersedia untuk acara di masa depan.
Memberikan bantuan dan instruksi penggunaan perlengkapan kepada tim teknis atau pihak terkait yang bertanggung jawab mengoperasikan peralatan tersebut selama acara.
Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia

Peran Bagian Perlengkapan dalam panitia event penting untuk memastikan bahwa semua kebutuhan perlengkapan terpenuhi dengan baik, sehingga acara dapat berjalan lancar dan sukses.

7. Tugas Sie Konsumsi

Bagian Konsumsi dalam panitia event bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, dan mengelola semua aspek yang terkait dengan konsumsi makanan dan minuman selama acara.

Tugas bagian Konsumsi dalam event dapat mencakup:

Menentukan jenis, jumlah, dan variasi makanan dan minuman selama acara.
Mengelola anggaran untuk makanan dan minuman.
Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya
Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dan pengisi acara.
menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi
Mengurus biaya konsumsi
Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran
Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

Tugas bagian Konsumsi sangat penting untuk memastikan bahwa peserta acara merasa puas dengan makanan dan minumannya.

8. Tugas Sie Dokumentasi

Bagian Dokumentasi dalam panitia event memiliki peran penting dalam merekam dan mendokumentasikan semua aspek acara secara visual dan tertulis.

Tugas bagian Dokumentasi dalam event:

Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
Pemilihan foto dan klip video terbaik, pemangkasan atau pengeditan.
Dokumentasi tulisan, yakni harus mencatat dan mendokumentasikan semua informasi penting yang terkait dengan acara.
Membantu dalam pembuatan materi promosi seperti brosur, selebaran, atau presentasi yang mencakup foto-foto dan informasi penting tentang acara.
Berkolaborasi dengan bagian Humas terkait berbagi peran dalam pengelolaan akun media sosial acara. Ini melibatkan mempublikasikan foto, video, dan cerita tentang acara.
Memastikan telah menyimpan semua materi dokumentasi dengan baik dan terorganisir. Ini mencakup penyimpanan foto dan video dalam format digital yang aman
Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

9. Tugas Sie Sponsorsip

Bagian Sponsor dalam panitia event bertanggung jawab untuk mengelola dan menjalin hubungan dengan pihak sponsor atau mitra yang mendukung acara.

Tugas bagian Sponsor dalam event terdiri dari:

Membuat list Sponsor
Penyusunan Proposal Sponsorship
Membuat kontrapretasi di proposal sponsorship
Mengajukan proposal: Sponsorship
Melakukan usaha yang dapat memberikan pemasukan
Presentasi dan Negosiasi dengan Sponsor
Melakukan follow up dana dan usaha pre acara
Mengurus pihak sponsor yang datang saat hari H
Melakukan follow up dana dan usaha pasca acara
Membuat list kebutuhan dan anggaran
Melakukan kerjasama dengan Div. Lain yang terkait
Membangun Hubungan Jangka Panjang dengan sponsor.

Tugas bagian Sponsor sangat penting dalam mencari dukungan finansial atau non-finansial untuk acara dan memastikan kemitraan yang saling menguntungkan antara panitia dan sponsor.

10. Tugas Sie Keamanan

Bagian Keamanan dalam panitia event memiliki peran penting dalam memastikan keamanan dan keselamatan selama acara berlangsung. Tugas bagian Keamanan dalam event dapat mencakup:

Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengankeamanan kegiatan
Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan kegiatan
Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan Kegiatan
Penanganan Kerumunan dan Pengaturan Lalu Lintas
Deteksi dan Pencegahan Ancaman
Penanganan Situasi Darurat
Koordinasi dengan Pihak Berwenang
Melakukan tugas-tugas dari Ketua Panitia