Aneka Macam Perlengkapan Kantor Dan Fungsinya

Kali ini kami akan sedikit mengulas tentang berbagai hal mengenai perlengkapan kantor. Yakni segala sesuatu yang dibutuhkan untuk melengkapi berbagai peralatan yang ada di dalam kantor perusahaan.

Perlengkapan kantor ini biasanya berupa barang-barang kecil, sering digunakan, dan biasanya cepat habis, serta harga tidak terlalu mahal.

Perlengkapan kantor atau yang sering disebut Office Stationary ini dapat dibeli di supermarket maupun toko buku dan peralatan tulis.

Baca Juga: Aneka Macam Peralatan Kantor Yang Mungkin Anda Butuhkan.

Berikut ini beberapa perlengkapan kantor (Office Stationary) yang sering digunakan dalam perusahaan :

1. Bahan Kertas

Kertas merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dibutuhkan untuk menulis, mencetak maupun menggambar.

Bagi banyak perusahaan, kertas memiliki banyak kegunaan sehingga kertas hampir menjadi kebutuhan pokok untuk menopang aktivitas kantor.

Jenis kertas yang umum digunakan untuk perlengkapan kantor ini biasanya jenis HVS (Houtvrij schrijfpapier) ukuran A4 (21 cm x 29.7 cm) dan F4/folio (21.6 cm x 33 cm), dengan ketebalan mulai dari 70-100 gram.

(baca juga : Berbagai Ukuran Kertas Standar Internasional)

2. Pensil dan Penghapus

Alat pensil merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dapat digunakkan sebagai sarana menulis maupun menggambar untuk mengungkapkan beberapa ide ataupun gagasan diatas kertas.

Sifatnya yang fleksibel (mudah digunakan dan dihapus) pensil sering dipakai dalam perancangan yang belum final (sementara), berbagai pemikiran yang ada bisa diungkapkan diatas kertas dan dapat dihapus jika tidak diperlukan.

Ada banyak jenis dan ukuran pensil yang bisa digunakan, secara umum pensil yang sering dipakai adalah yang berukuran HB dan 2B. Perbedaan ukuran ini terletak pada pekat-tidaknya goresan yang dihasilkan.

Untuk beberapa kebutuhan tertentu (misalnya desain dan arsitek), beberapa perusahaan ada yang menggunakan pensil jenis mekanik yang memiliki ukuran ketebalan yang stabil.

(Baca juga : Macam-Macam Pensil dan Fungsinya)

3. Ballpoint/Pulpen

Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah peralatan yang sering digunakan untuk menulis di atas kertas.

Alat ini berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali.

Dalam perkembangannya, alat tulis ini tersedia dengan berbagai varian seperti Pulpen fountain, Pulpen Ballpoint, pulpen gel, Pulpen Rollerball dan Pulpen Hi-Tecpoint. 

Masing-masing varian pulpen memiliki tingkaan harga dan kualitas yang berbeda, beberapa kalangan pebisnis pulpen bisa menjadi salah satu hal yang dapat meningkatkan citra personal.

4. Tipe –X

Alat berupa Tipe-X merupakan sebuah alat yang lazim digunakan untuk menghapus tulisan di atas kertas yang ditulis dengan pulpen ataupun hasil print-out.

Tipe-X ini berbentuk cairan putih yang biasanya dikemas dalam botol kecil dengan ujung botol meruncing yang juga berfungsi sebaga landasan untuk menghapus.

5. Klip atau Penjepit kertas

Penjepit kertas atau yang sering disebut paper-clip adalah perlengkapan kantor yang berguna untuk menyatukan lembaran kertas untuk jangka waktu sementara.

Paperclip memiliki bentuk kecil dengan beragam warna yang bisa mudah dilepas.

Selain Paper-clip yang terbuat dari kawat yang dibengkokkan, ada juga jenis penjepit kertas lain yang digunakan untuk menyatukan kertas dengan jumlah yang lebih banyak.

Penjepit kertas jenis ini biasa disebut Binder-clip, memiliki ukuran yang lebih besar dan daya jepit yang lebih kuat.

6. Tinta printer

Ada banyak sekali jenis tinta printer yang bisa digunakan untuk mencetak berbagai keperluan kantor, penggunaan jenis tinta sangat tergantung dengan kebutuhan mesin printer yang digunakan.

Beberapa jenis printer biasanya akan menggunakan tinta yang berbeda, misalnya printer Dot Matrix akan berbeda kebutuhan tintanya dengan printer jenis Inkjet Printer, LaserJet, maupun Thermal printer.

Secara umum tinta printer memiliki 4 warna primer sesuai standar cetak, yakni Cyan, Magenta, Yelow dan Key/Black (CMYK).

Perbedaan jenis tinta printer biasanya juga akan mempunyai hasil dan kualitas yang berbeda juga.

(baca juga : Aneka Jenis Printer Untuk Kantor Menurut Fungsinya)

7. Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc

Alat-alat ini berfungsi untuk penyimpanan data-data digital selain di komputer.

Selain untuk media penyimpanan juga berfungsi untuk memindahkan data-data digital dari komputer satu dengan komputer lainnya.

Perlengkapan kantor yang berupa Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc ini memiliki kapasitas yang berbeda-beda.

8. Tempat Kartu Nama

Kartu nama merupakan benda kecil yang berguna sebagai media promosi dan sekaligus sebagai kartu identitas yang mewakili perusahaan.

Selain dapat dibawa kemana-mana untuk menjalin relasi, kartu nama biasanya juga selalu ada di meja kantor dengan wadah khusus.

Tempat kartu nama bisa beragam bentuk dan bahan yang digunakan, mulai dari bahan mika, kayu, logam dan lain sebagainya.

9. Kop Surat

Bagi perusahaan yang ingin usahanya berkembang dan terus maju, kop surat menjadi salah satu perlengkapan kantor yang harus disediakan guna memenuhi kebutuhan korespondensi kantor.

Kop surat selain bisa sebagai alat untuk menunjukkan identitas perusahaan, perlengkapan ini juga efektif digunakan sebagai media promosi melalui surat.

10. Amplop

Ini menjadi salah satu perlengkapan kantor yang berguna untuk membungkus surat.

Selain berfungsi sebagi pembungkus amplop ini juga bisa digunakan sebagai media promosi dan meningkatkan citra perusahaan melalui surat.

Amplop yang difungsikan sebagai branding usaha biasanya akan dibuat dengan desain yang menarik agar mampu memunculkan kesan yang baik bagi penerimanya.

Berbagai bahan dan bentuk bisa dieksplorasi agar mampu tampil beda dengan amplop yang dimiliki perusahaan pesaing.

11. Stop Map

Stopmap merupakan salah satu perlengkapan kantor yang digunakan untuk menyimpan kertas ataupun dokumen agar tidak terlipat atau tertekuk.

Perlengkapan ini juga sering disebut dengan sebutan Map atau folder. Alat ini juga bisa digunakan untuk mengklasifikasikan setiap dokumen berdasarkan kategori yang berbeda, perlengkapan ini sangat membantu mengorganisir kertas dokumen.

Stopmap biasanya terbuat dari plastik atau kertas tebal yang juga bisa difungsikan sebagai cover sebuah dokumen,

Tidak ada ukuran baku dalam membuat stopmap, secara umum memiliki ukuran yang teah disesuaikan dengan ukuran kertas A4 atupun F4.

Bagi banyak perusahaan stopmap banyak dimanfaatkan juga sebagai alat promosi, dicetak dengan teknik fullcolor yang menampilkan identitas brand atau corporate identity perusahaannya.

12. Stempel

Merupakan perlengkapan kantor yang digunakan sebagai alat pengesahan pada berbagai transaksi dan korespondensi perusahaan.

Stempel ini memiliki peran penting untuk menunjukkan/mewakili identitas perusahaan, sebagai alat penguat keputusan pimpinan perusahaan dan juga sebagai bentuk pertanggungjawaban.

Ada berbagai macam bentuk stempel yang digunakan, mulai dari yang bentuk bulat, bentuk oval, bentuk kotak maupun bentuk bebas. (baca juga : Stempel, Aneka Bentuk dan Kegunaannya dalam Usaha)

13. Penggaris

Merupakan salah satu alat kantor yang berfungsi sebagai pengukur sekaligus alat bantu gambar yang mampu menghasilkan garis lurus.

Ada banyak macam penggaris yang bisa digunakan dalam aktivitas kantor, dari mulai yang lurus sampai yang berbentuk segitiga (segitiga siku-siku sama kaki dan segitiga siku-siku 30°–60°).

Penggaris dapat terbuat dari plastik, logam dan sebagainya.

14. Stapler

Fungsi dari Stapler adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan isi stapler, isi biasanya memiliki bentuk huruf “U” yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung isi stapler melebihi tebal kertas.

Stapler membuat pengguna dapat dengan mudah menggabungkan dan mengorganisir lembaran kertas menjadi satu unit yang rapi dan teratur.

Alat ini juga sangat membantu dalam pengarsipan dan pengelompokan dokumen.

Dengan menjepit beberapa halaman dokumen yang terkait bersama-sama, stapler memudahkan penyimpanan, pengaksesan, dan identifikasi dokumen-dokumen tersebut di kemudian hari.

Meski barang sepele, stapler membantu mencegah kehilangan atau terlepasnya halaman-halaman yang mungkin terjatuh atau terpisah secara tidak sengaja.

Alat ini memiliki banyak ukuran dan cara penggunaannya.

15. Gunting

Dalam kantor keberadaan gunting juga tidak  kalah penting, alat ini bisa digunakan untuk memotong bahan yang tipis seperti kertas, plastik tipis, tali, kain atau yang lainnya.

Gunting dapat digunakan untuk memotong kertas berukuran standar, memotong lembaran kertas menjadi ukuran yang diinginkan, atau memotong bentuk khusus sesuai kebutuhan.

Gunting yang lebih kuat dan tajam dapat digunakan untuk memotong kertas yang dilapisi logam, seperti kertas foil atau kertas laminasi.

Ini berguna ketika Anda perlu memotong materi yang lebih tahan lama atau memberikan efek khusus pada proyek kantor.

16. Perforator

Perforator adalah alat yang digunakan untuk membuat lubang kecil atau lubang bertanda di kertas atau bahan lainnya. Alat ini biasanya memiliki beberapa pin tajam yang ditempatkan dalam pola tertentu untuk membuat lubang-lubang tersebut.

Di kantor perforator juga sering digunakan untuk membuat garis-garis perforasi pada kertas atau dokumen yang kemudian dapat dipisahkan dengan mudah. Contohnya adalah tiket, formulir, atau tagihan yang perlu dipisahkan oleh pelanggan atau penerima.

Selain itu, perforator juga sering digunakan dalam pengarsipan atau sistem penyimpanan untuk memungkinkan penggunaan berbagai jenis binder atau folder berlubang.

Dengan membuat lubang pada dokumen, dokumen tersebut dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam binder atau folder dan diatur dengan rapi.

17. Perekat

Fungsi perekat di kantor adalah untuk mengikat atau menyatukan berbagai bahan atau dokumen agar tetap terorganisir dan mudah diakses.

Perekat biasanya digunakan untuk menempelkan kertas, karton, atau bahan lainnya.

Perekat, seperti lem digunakan untuk menggabungkan lembaran kertas atau dokumen menjadi satu kesatuan. Hal ini mempermudah penyimpanan, pengarsipan, dan pengaksesan dokumen yang terkait.

Perekat seperti double tape atau pita perekat digunakan untuk menempelkan poster, gambar, atau presentasi di dinding atau papan pengumuman.

Dengan menggunakan perekat, informasi atau pesan dapat ditampilkan secara rapi dan mudah terlihat.

Perekat khusus seperti kabel tie atau velcro strap digunakan untuk mengikat dan mengelola kabel dan kabel listrik.

Hal ini membantu menjaga keteraturan dan keamanan kabel-kabel di sekitar area kerja, mencegah kekacauan dan risiko kecelakaan.

Perekat seperti stiker atau label bisa digunakan untuk membuat penanda atau label pada map, kotak arsip, atau peralatan kantor lainnya.

Ini membantu dalam mengidentifikasi dan mengorganisir berbagai item dengan lebih mudah.

Perekat magnet digunakan untuk menempelkan papan tulis atau whiteboard di dinding atau permukaan yang sesuai.

Ini memudahkan penggunaan dan aksesibilitas papan tulis dalam ruangan rapat atau area kerja.

18. Dan Lain-lain

Beberapa peralatan yang telah disebutkan diatas merupakan standar minimal yang harus ada ketika ingin membeli perlengkapan kantor, untuk lebih lengkapnya silahkan melihat gambar di bawah ini.

Baca juga : (Tips Memilih Peralatan Kantor)